Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

 

 

Kurzbeschreibung des Projekts: Mithilfe einer durchgeführten Studie zum Stimmungsbild unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Corona-Krise, wurde es uns ermöglicht, veränderte Arbeitsanforderungen und Entwicklungen zu erkennen und entsprechende Maßnahmen für die nähere Zukunft zu setzen. Die neue Arbeitssituation hat gezeigt, dass das Arbeiten von zuhause viele Vorteile mit sich bringt und vor allem Eltern dabei unterstützt, ihre Arbeitszeit und Aufgaben flexibel einzuteilen ohne dass die Arbeitsleistung darunter leidet.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

Nachdem BIPA zu Beginn der Krise als systemkritisches Unternehmen eingestuft wurde, blieben alle BIPA Filialen weiterhin für unsere Kunden geöffnet. Von Anfang an hatten Schutz und Sicherheit der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oberste Priorität. Deshalb wurden zum ehestmöglichen Zeitpunkt alle notwendigen Schutzmaßnahmen bereitgestellt und laufend erweitert.

Mit zahlreichen Beiträgen auf Facebook & Instagram als auch den laufenden Austausch in der MitarbeiterInnen-App wurde die entsprechende Anerkennung zum Ausdruck gebracht. Die Reaktionen und Kommentare auf diese Postings waren höher als je zuvor. „Danke, dass ihr in dieser herausfordernden Zeit für uns da seid“ – diese wertschätzenden Worte wurden an unsere Filial-Mitarbeiterinnen und -mitarbeiter gerichtet. In dieser Zeit hat man den Fokus darauf gelegt, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Kundinnen und Kunden das Gefühl von Sicherheit und Beständigkeit zu vermitteln. Die Social-Media-Aktivitäten haben sich vor allem auf Kommunikation und Einhaltung der Schutzmaßnahmen aber auch auf die Vermittlung eines positiven Gefühls und mentaler Stärke konzentriert.

Während die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Filialen die Stellung an der „Front“ gehalten haben, gab in der Zentrale große Umstellungen. Statt persönlicher Kontakte musste komplett auf eine digitale Kommunikation umgestellt werden. Diese rasche Änderung bedeutete, dass neue Plattformen und Systeme für die virtuelle Kommunikation etabliert werden mussten, um weiterhin den laufenden Austausch untereinander sicherstellen zu können. Das Arbeiten im Home Office war für zwei Drittel aller 165 Zentralmitarbeiterinnen und -mitarbeiter eine neue Arbeitssituation, mit der sie noch nicht vertraut waren. Um ein ungefähres Gefühl zum Stimmungsbild zu erhalten, wurde in dieser Zeit eine komplett anonyme Umfrage durchgeführt, durch die sich u.a. folgende Ergebnisse ergaben:

  • Home Office-Situation als neue Form des Arbeitens: als deutlich positiv wurde die neue Arbeitssituation von zuhause angegeben. Die Mitarbeiter haben hier besonders hervorgehoben, dass ihre Tätigkeiten ebenfalls im Home Office fast zur Gänze erfüllbar waren. Durch die plötzliche Schließung von Kindergärten und Schulen wurden Eltern jedoch vor eine ihrer größten Herausforderungen gestellt: die Organisation der parallelen Kinderbetreuung. Knapp 20% aller BIPA Mitarbeiter geben an, dass diese Herausforderung eines der größten Hindernisse für sie dargestellt hat.
  • Transparente interne Aufklärung und Kommunikation: durch die komplett neue Arbeitssituation von zuhause musste eine weiterhin transparente Kommunikation sichergestellt werden. Mehrmals wöchentlich wurden gesammelt alle Informationen rund um den aktuellen Situationsverlauf als auch zu den Hygiene- & Schutzmaßnahmen den Filialen und der Zentrale in schriftlichen Mitteilungen als auch Video- und Audiobotschaften zur Verfügung gestellt. Des Weiteren wurden die zuvor persönlichen wöchentlichen Zusammentreffen zur Präsentation aktueller Zahlen, Daten und Fakten in der Zentrale durch eine neue virtuelle Austauschplattform ersetzt. Die Studie zeigt, dass BIPA bei seinen Mitarbeitern sehr stark durch eine sehr zufriedenstellende interne Aufklärung und Kommunikation gepunktet hat.

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

Mit den Erkenntnissen aus der Studie zum Stimmungsbild unserer Mitarbeiter ist uns möglich gewesen, veränderte Arbeitsanforderungen und Entwicklungen aus der Krise zu erkennen und entsprechende Maßnahmen für die nähere Zukunft zu setzen.

Die neue Arbeitssituation hat gezeigt, dass das Arbeiten von zuhause viele Vorteile mit sich bringt und vor allem Eltern dabei unterstützt, ihre Arbeitszeit und ihre Aufgaben flexibel einzuteilen ohne dass die Arbeitsleistung darunter leidet. Auf diesen Ergebnissen wird BIPA künftig aufbauen und das mobile Arbeiten neu aufsetzen. Diese Art des Arbeitens soll in Zukunft in größerem Ausmaß möglich sein und vor allem für Eltern viele neue Vorteile bieten. BIPA bringt seinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern damit das höchstmögliche Vertrauen entgegen und setzt hierbei auf die Produktivität und Selbstorganisation. Wir sind uns sicher, dass dieser Schritt der Richtige ist, um in einer veränderten modernen Arbeitswelt weiterhin als attraktiver Arbeitgeber positioniert zu sein.

Ein weiteres Learning aus der Krise ist die Reduzierung persönlicher Meetings und der Umstieg auf die Abhaltung virtueller Zusammentreffen. Vor der Krise gab es jeden Mittwoch einen persönlichen Austausch Termin, zu dem alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zentrale eine Kurzinfo über wirtschaftliche Zahlen und aktuelle Themen durch die Geschäftsführung und die unterschiedlichen Abteilungen erhielten. Dieser wöchentliche Termin wurde nun adaptiert und wird zukünftig nur noch einmal pro Monat in persönlicher Form und ganz neu einmal im Monat via Microsoft Teams abgehalten. Die Plattform Microsoft Teams wurde von heute auf morgen die neue Kommunikationsdrehscheibe zur virtuellen Zusammenarbeit bei BIPA.

Die Situation hat ein Umdenken und schnelles Handeln von allen Mitarbeitern erfordert. BIPA wurde vor viele neue Herausforderungen gestellt, die allen Mitarbeitern viel Kraft und vor allem Energie gekostet haben. Dank eines tollen Teams konnten diese jedoch bewältigt werden und neue Erkenntnisse erlangt und zukünftige Maßnahmen daraus entwickelt werden. Wir sind sehr stolz auf die Leistung unserer Mitarbeiter in dieser herausfordernden Zeit. Getreu dem Motto „Gemeinsam schaffen wir das“ als auch dem großartigen Zusammenhalt hat man den Kunden weiterhin den Service bieten können, den sie von BIPA gewohnt waren.

Als kleines Dankeschön für die herausragende Leistung haben alle Mitarbeiter eigens designte Masken mit dem Slogan „Echte Helden tragen ihren Umhang im Gesicht“ erhalten. Diese sollen eine kleine nachhaltige Erinnerung an die herausfordernde Zeit darstellen. Des Weiteren haben alle Filialmitarbeiter für deren außergewöhnlichen Einsatz einen Danke-Bonus in Höhe bis zu 200€ erhalten. BIPA ist sehr stolz auf sein gesamtes Team und möchte sich bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ganz herzlich für das entgegengebrachte Vertrauen und den außergewöhnlichen Einsatz in dieser Situation bedanken.

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

BIPA setzt regelmäßige Maßnahmen, um seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der besseren Vereinbarkeit von Beruf & Familie zu unterstützen und noch mehr Bewusstsein für dieses Thema zu schaffen. Dadurch sollen nachhaltige und dauerhafte Maßnahmen etabliert werden, die BIPA Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umfassend unterstützen und für eine gesunde Work-Life-Balance sorgen. Eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und die damit verbundene Fluktuationssenkung stellen nur ein paar der vielen festgelegten Ziele dar. Schlussendlich dienen alle Maßnahmen der Differenzierung vom Mitbewerb und sollen BIPA damit einen klaren Wettbewerbsvorteil gegenüber Konkurrenten sichern. Aufgrund des besonders hohen Frauenanteils von ca. 98%, spielt vor allem oft die Vereinbarkeit mit der Kinderbetreuung eine bedeutende Rolle. BIPA unterstützt seine Mitarbeiter unter anderem mit diversesten flexiblen Arbeitszeitmodellen bei der Wiedereingliederung ins Berufsleben und setzt dabei verstärkt auf Führung in Teilzeit.

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

BIPA betreibt sowohl internes als auch externes Employer Branding, um sich als familienfreundlicher Arbeitgeber am Arbeitsmarkt zu positionieren.

Das interne Employer Branding erfolgt mittels interner Medien wie z.B. der Mitarbeiterzeitung (WIR, BIPA Magazin), dem Intranet als auch der Mitarbeiter App. Die Mitarbeiterzeitung zielt vorwiegend darauf ab, neue Entwicklungen oder Projekte vorzustellen und auf diese aufmerksam zu machen. Die Mitarbeiter des bunt durchgemischten BIPA-Teams stehen hierbei im Mittelpunkt. Um weiterhin auf dem Laufenden zu bleiben, wird die Mitarbeiterzeitung auch an alle karenzierten Mitarbeiter geschickt. Das Intranet dient als Plattform, auf der diese Informationen abgelegt, geteilt und auf dem aktuellsten Stand publiziert werden. In der Mitarbeiter App werden laufend neue Beiträge zum gemeinsamen Austausch gespielt. Diese Beiträge sind interaktiv gestaltet und werden von den Mitarbeitern gut angenommen.

Beim externen Employer Branding wird das durch den Auditprozess erlangte Gütezeichen „berufundfamilie“ verwendet, um BIPA bereits bei der Rekrutierung neuer Mitarbeiter als familienfreundlichen Arbeitgeber zu positionieren. Das erlangte Siegel wird gezielt auf unserer Karriere Website, wie auch den einzelnen Stelleninseraten und Schaufensterplakaten zur Mitarbeitersuche eingesetzt. Ein Schwerpunkt des Audits ist die Maßnahme „Festlegung eines einheitlichen und transparenten Karenzmanagement Prozesses“.

Eine genaue Planung ist uns dabei wichtig: Ein breitgefächertes Projektteam bestehend aus Mitarbeiter der HR Abteilung, des Vertriebs und dem Betriebsrat haben gemeinsam ein einheitliches Karenzmanagement-Paket für Eltern entwickelt. Das Projekt wurde im Jänner 2020 ausgerollt.

Ziel des einheitlichen Prozesses: Alles rund um die Schwangerschaft, die Karenz und den Wiedereinstieg für werdende Eltern und deren Führungskräfte so einfach wie möglich zu gestalten. Dazu wurden Unterlagen und Checklisten entwickelt. Damit hat man auf einen Blick alles zusammengefasst, was genau wann und wo zu erledigen ist.

Ganz besonderer Fokus wird auf eine partnerschaftliche und regelmäßige Kommunikation zwischen Mitarbeiter & Führungskraft gelegt: Drei Monate vor Antritt des Mutterschutzes führen Mitarbeiter und Führungskraft das Karenzplanungsgespräch, bei dem zwischen Mitarbeiter und Führungskraft erste Ideen zur Rückkehr besprochen werden. Auch während der Karenz bleibt der Mitarbeiter durch fortlaufende Einladungen zu Teamevents und Weihnachtsfeiern weiterhin in Kontakt zu seinem Team. Spätestens drei Monate vor der geplanten Rückkehr geht der Mitarbeiter ins Karenzrückkehrgespräch mit seiner Führungskraft, um bereits konkrete Details zur baldigen Rückkehr zu besprechen.

Uns ist es ein besonderes Anliegen, im Gespräch zu bleiben, um gemeinsam den bestmöglichen Einsatz nach der Karenzrückkehr zu finden. Aus diesem Grund werden das Karenzplanungs- als auch das Karenzrückkehrgespräch flächendeckend zwischen Mitarbeitern und Führungskräften durchgeführt. Darüberhinaus stellt BIPA eine Überraschung bereit: Die BIPA Baby Box wird allen frischgebackenen Eltern nach offizieller Meldung der Geburt überreicht. Die Box beinhaltet neben tollen Eigenmarkenprodukten auch sogenannte „Meilenstein-Karten“, um wichtige „erste Male“ des Babys festzuhalten. Diese werden gerne von unseren Mitarbeitern für Fotos verwendet und in der Mitarbeiterzeitung abgebildet. Zusätzlich gratuliert der BIPA Betriebsrat mit Gutscheinen im Wert von 50€.

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Unser Ziel ist, dass durch den laufenden Austausch früh genug an die Karenzrückkehr gedacht wird und somit gemeinsame Lösungen gefunden werden. Dies ermöglicht für beide Seiten eine bessere Planung und vor allem flexiblere Möglichkeiten zur Einsatzmöglichkeit des Mitarbeiters. Es gibt viele Wege, um miteinander in Kontakt zu bleiben und den Anschluss nicht zu verlieren. Letztendlich soll dem Mitarbeiter das Gefühl vermittelt werden, dass er trotz der Abwesenheit und der räumlichen Entfernung weiterhin ein bedeutsamer Teil des Teams ist.

BIPA fördert diesen Austausch mit vorgefertigten Gesprächsvorlagen, die ausgefüllt in der Filiale versperrt abgelegt werden. Damit ist im Falle eines Führungswechsels sichergestellt, dass karenzierte Mitarbeiter nicht in Vergessenheit geraten.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© BIPA Parfumerien Gesellschaft m.b.H.