Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

 

Kurzbeschreibung des Projekts: Unser derzeitiger Maßnahmenkatalog (im Rahmen der Erstzertifizierung 2017-2020) umfasst 12 tatkräftige Projekte, welche alle durch sich freiwillig gemeldete Projektteams vorangetrieben werden. Die Gesamtprojektleitung ist eingebettet in unsere HR-Strategie und steht in engem, fortlaufendem Austausch mit der Geschäftsführung. Insbesondere sind derzeit die Themen Flexibilität, Gesundheitsförderung, vielfältige Karrierewege, Benefits und eine aufgeschlossene Führungskultur entscheidend.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

Home Office & Work-Life-Balance: Mit Bekanntgabe der Ausgangsbeschränkungen wurde unser Team soweit als möglich auf Home Office-Betrieb umgestellt. Unsere Führungskräfte waren von Anfang an in engem Kontakt mit dem Team, um eine bestmögliche Abstimmung sicherzustellen.

Baby Breakfast: Unser geplantes Baby Frühstück für karenzierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde virtuell abgehalten, um den Kontakt während der Corona-Zeit zu erhalten.

Virtuelles Trainingsangebot: Dem Team im Home Office wollten wir den Alltag mit virtuellen Trainings für Online-Tools erleichtern. Um Sicherheit bei der Handhabung zu geben, boten wir Schulungen zu Themen wie „Remote Working“, „Arbeiten im Home Office“ und Tools wie „MS Teams“ an.

Beibehaltung der Motivation und Schaffung virtueller Nähe trotz räumlicher Distanz: Um die Motivation der Mitarbeitenden im Home Office aufrechtzuerhalten wurden Team-Challenges mit amüsanten Fotos (z.B. eine Cooking & Singing Challenge) und virtuelle After-Works initiiert.

Anpassung der internen Kommunikation & Planung eines virtuellen Kommunikationsplans. Mit der Umstellung auf Home Office und virtuelles Arbeiten war es notwendig unsere interne Kommunikation anzupassen, um einen lückenlosen Informationsfluss an unsere Mitarbeitenden zu gewährleisten:

  • Wöchentliche Video-Updates unseres General Managers
  • Wöchentliche, virtuelle Update-Meetings für Führungskräfte
  • Wöchentliche Updates im Intranet sowie Einrichtung einer eigenen Intranet-Section mit COVID-19 bezogenen Informationen
  • Wöchentlicher E-Mail-Newsletter an alle Mitarbeitenden
  • Info-Poster und Nutzung der Screens für das Team in der Produktion
  • Monatliche Townhall-Meetings mit dem Leadership-Team
  • Umwandlung des Mystery Lunch auf virtuelle Coffee-Sessions
  • Einrichtung einer Krisenhotline: Über unseren Employee Assistance Program Anbieter konnten sich die Mitarbeitenden anonym beraten und unterstützen lassen.

Anpassung der Gesundheitsförderung: Ab dem Zeitpunkt der Büro-Öffnung stand unser Betriebsarzt vor Ort für alle Fragen rund um COVID-19 zur Verfügung. Zusätzlich wird ein Antikörper-Test angeboten, eine kostenlose Grippeimpfung ist in Vorbereitung. Beide Initiativen sparen Mitarbeitenden wertvolle Zeit, da Tests und Impfung während der Arbeitszeit absolviert werden können.

Covid-19 Pulse Survey – Mitarbeiterumfragen: Um in dieser herausfordernden Zeit ein internes Stimmungsbild zu erhalten, haben wir zwei kurze Survey mit durchwegs positiven Reaktionen durchgeführt.

Virtuelle Karriere-Events: Um Bewerberinnen und Bewerbern mehr Flexibilität zu bieten, stellten wir unsere Karriere-Events mit Hilfe von virtuellen Tools um und konnten so trotz räumlicher Distanz ein interaktives Erlebnis bieten (z.B. virtueller Office-Rundgang bei der Langen Nacht der Unternehmen, Workshop mit dem Marketing Club der WU, Fireplace Talk mit dem Verein TraineeNet).

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

Überarbeitung der Home Office Policy & flexibles Arbeiten: Um die Work-Life-Balance unserer Mitarbeitenden zu erhöhen, nehmen wir das sehr positive Feedback aus dem Team zum Anlass, die Anzahl unserer Home Office-Tage auszuweiten.

Optimierung der Wellbeing Aktivitäten: Ein weiterer Fokus soll auf der Anpassung und Optimierung unserer gesundheitsbezogenen Initiativen liegen. Auch vor dem Hintergrund der Erfahrungen aus der Krise möchten wir hier künftig auch das Thema „Mental Health“ und entsprechende Initiativen stärker integrieren.

Interne Kommunikation: Um alle relevanten, auch COVID-19 Informationen, an unser Team weiterzugeben, werden wir auch weiterhin unsere Kommunikationskanäle dynamisch den aktuellen Trends und Entwicklungen anpassen. Unsere virtuellen, monatlichen Townhall-Meetings mit dem Leadership-Team werden beibehalten. Ebenso, wie weitere, bereits vorhandene virtuelle Initiativen (wie z.B. virtuelle Teammeetings, virtuelle Mystery Lunch/Coffee Dates)

Virtuelles Babyfrühstück: Aufgrund des durchwegs positiven Feedbacks und der bisher höchsten Teilnehmerzahl haben wir uns dazu entschieden, unser Baby Frühstück auch weiterhin virtuell durchzuführen.

Virtuelles Trainingsangebot: Vor dem Hintergrund der Ausweitung der „Home Office“-Möglichkeiten sollen vermehrt virtuelle Trainings zum Thema „Remote Working“ oder „Effective Communication in a Virtual Environment“ stattfinden. Virtuelles Arbeiten wird uns in Zukunft noch stärker als zuvor begleiten. Zusätzlich wurde das gesamte Trainingsangebot auf virtuell bzw. online Tools adaptiert, um hier noch mehr Flexibilität zu bieten.

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

Wir arbeiten in einem dynamischen Umfeld, in dem Tag für Tag neue Herausforderungen auf uns warten und wir täglich mit vollem Engagement unser Bestes geben. Für diese Aufgabe benötigen wir ganz besondere Menschen. Unser Ziel ist es, diese gezielt zu fordern und zu fördern, ihnen aber auch einen soliden Rahmen für familienbewusstes Arbeiten und Raum für gesunden Ausgleich zu bieten. Familienfreundlichkeit bedeutet für uns, ein Rahmenwerk zu schaffen das Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen eine bessere Vereinbarkeit zwischen Beruf und Freizeit ermöglicht. Wir konzentrieren uns hier nicht nur auf Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit Kindern, sondern möchten allen Mitarbeitergruppen ein wertschätzendes und förderndes Umfeld bieten.

Mit der Kommunikation nach außen wollen wir aufzeigen, dass uns das Wohl unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen am Herzen liegt. Heutzutage wählt ein Unternehmen nicht mehr seine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aus, sondern wird vielmehr von diesen gewählt. Die Familienfreundlichkeit spielt hierbei eine große Rolle – und wir können darauf stolz sein!

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

Bring Your Kids Day: Als Unternehmen, das besonderen Wert auf eine ausgewogene Work-Life-Balance legt, ist es uns bewusst, dass die schul- bzw. kindergartenfreien Tage Oster- und Pfingstdienstag gerade für Eltern kleiner Kinder bislang eine Herausforderung darstellten. Gemeinsam mit dem Team der Wiener Kinderfreunde veranstalten wir 2019 daher erstmals einen „Bring your Kids Day“ am Pfingstdienstag. Die Informationen über diese Initiative wird per Mail an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausgesandt.

Leitfaden für Karenzmanagement: Ein kompakter Leitfaden für Führungskräfte, über alle Regeln und Pflichten, die im Zusammenhang mit Schwangerschaft, Mutterschutz, sowie Karenz entstehen. Die Einführung eines klaren Prozesses für interne Abläufe und Kommunikation soll dabei helfen, gemeinsam rechtzeitig zu planen, Wünsche von Mitarbeitern zu erfahren und auch die Möglichkeiten/Pläne des Unternehmens zu kommunizieren. Der Leitfaden wird an alle Führungskräfte, sowie deren Mitarbeiterin bei Bekanntgabe der Schwangerschaft von der Personalabteilung per Mail ausgesandt.

Tipps & Tricks für Führungskräfte in Teilzeit

  • Wir haben eine Checkliste erstellt, welche unsere Führungskräfte zum Thema „Führen in Teilzeit“ zur Unterstützung nützliche Tipps bieten soll.
  • Diese Checkliste wird im Rahmen eines Beitrages im Intranet an alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommuniziert. Dieser Intranetbeitrag ist außerdem angereichert durch Zitate aus einem „Opinion Leader Interview“ zu „Führen in Teilzeit“ mit unserem General Manager, welcher der Thematik offen gegenübersteht.

Weitere Maßnahmen:

  • Gleitzeit & Tele-Working: Wir haben Gleitzeit- und Tele-Working-Konzepte erstellt, die an alle Mitarbeiter kommuniziert werden.
  • Handbuch für Führungskräfte: Das Line Manager Handbuch richtet sich an alle Führungskräfte des Unternehmens und beinhaltet Informationen zu einzelnen Aufgabengebieten, vermittelt aber auch arbeitsrechtliches Basiswissen. Es wurde an das Gesamtunternehmen via Intranet und an alle Führungskräfte kommuniziert und ist jederzeit über einen geteilten Sharepoint aufzurufen.
  • Induction Day für neue Führungskräfte: Neue Führungskräfte im Unternehmen sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die intern zur Führungskraft befördert wurden, nehmen an einem eigenen „Induction Day“ teil, wo sie relevante Informationen erhalten, die sie in deren verantwortungsvollen Position unterstützen. Die Teilnahme ist auch virtuell möglich.
  • Baby-Frühstück: Zweimal jährlich bieten wir für unsere karenzierten Mütter ein Babyfrühstück in unserem Unternehmen an.
  • Eigenes Logo & Vision-Mission Statement: Definition eines eigenen Logos/Headerbildes für die Verwendung in der Kommunikation, um hier Wiedererkennungswert zu haben. Ein eigenes Vision-Mission Statement wird bei jeder Kommunikation aufgegriffen.
  • Eigene Sektion auf der Homepage, im Intranet und auf Screens: Alle Mitarbeiter können sich über die Maßnahmen im Intranet informieren
  • Postings auf Facebook & LinkedIn: Verschiedene Maßnahmen werden nach stattfinden in den jeweiligen relevanten sozialen Medien geteilt.
  • Stelleninserate mit Hinweis auf Familienfreundlichkeit durch das Anführen des Zertifikates: In unseren Stelleninseraten weisen wir mit dem Logo auf die Familienfreundlichkeit

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Im Zuge unserer Analysen konnten wir feststellen, dass die Führungskultur einen enormen Einfluss auf den Erfolg von familienfreundlichen Maßnahmen hat. Ebenso ist eine kontinuierliche, ehrliche, offene Kommunikation von großer Bedeutung. Wir können in unseren Mitarbeiterumfragen erkennen, dass unsere Bemühungen in diesem Bereich einer der Haupttreiber für hohe Mitarbeiterzufriedenheit und -motivation sind. Außerdem sind wir innerhalb unserer internationalen Unternehmensgruppe ein Vorreiter bei diesen Themen und werden auch auf Gruppenseite oft als Best Practice genannt. Es ist in einem großen, dynamischen, wachsenden Konzern zwar nicht immer einfach, ein ausgeglichenes Verhältnis zwischen Beruf und Freizeit zu schaffen, wir geben hier aber – ebenso wie im Markt und mit unseren Kunden und Kundinnen – unser Bestes, um uns stetig zu verbessern. Bislang sind für uns die Effekte eher intern erkennbar. Durch die Teilnahme an dem Wettbewerb erhoffen wir uns eine stärkere Außenwirkung und einen größeren Effekt bei der Suche nach Bewerbern und Bewerberinnen.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© Coca-Cola HBC Österreich