Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

 

Kurzbeschreibung des Projekts: Gemeinsam gesund und solidarisch durch Covid-19. Die Maßnahmen zur besseren Vereinbarkeit während Covid-19 fokussierten auf ein solidarisches und gesundes Miteinander in dieser Ausnahmesituation. Dazu zählten der Ausgleich von Fehlzeiten in dieser Zeit, eine Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbefragung zu den Faktoren: Technik, Austausch/Kontakte, Vereinbarkeit sowie die Umstellung von Angeboten zur betrieblichen Gesundheitsförderung von analog auf digital.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

Die rasche Umstellung auf Home Office Mitte März stellte uns vor die Herausforderung, eine möglichst faire und umsetzbare Regelung für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu erreichen. Dies erforderte einen erweiterten Gestaltungsspielraum bezüglich der Arbeitszeiten. Dabei wurde nicht die allein vertraglich vereinbarte Arbeitszeit verlangt, sondern bei geringerer Stundenleistung auch das Bereitstellen der Arbeitskraft jedes/r Einzelnen im Rahmen der Möglichkeiten vor dem Hintergrund des familiären Kontextes angerechnet. Jede/jeder ging im Vertrauen auf die bestmögliche Umsetzung den vertraglichen, aber auch familiären Verpflichtungen nach und versuchte hier, den Einklang mit Familie und Beruf herzustellen. In der Überzeugung, dass durch diesen Vertrauensvorschuss auch eine stärkere Bindung zum Arbeitgeber entsteht, fühlt sich die FH Salzburg in dieser Maßnahme bestärkt.

Wie geht es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beim Arbeiten von zuhause? Diese Frage stand im Mittelpunkt der ab Mitte Mai durchgeführten Mitarbeiterinnen- und Mitarbeiterbefragung. Zu den abgefragten Faktoren zählten dabei Technik – Austausch/Kontakte – Vereinbarkeit. Neben den Voraussetzungen für technisch reibungsfreies Arbeiten wurde erhoben, in welchem Ausmaß fehlende soziale Kontakte, Unterbrechungen durch Familie bzw. die Vermischung von Beruf und Privatem eine Herausforderung für das Arbeiten von zuhause darstellen. Auch die Möglichkeit, Beruf und Familie besser vereinen zu können, erhöhte Flexibilität oder Zeitersparnis durch den Wegfall von Anfahrtszeiten wurden erfasst. Als zukunftsorientiertes Unternehmen erhob die FH Salzburg zudem, mit welchen Maßnahmen wir uns aus Sicht unserer MitarbeiterInnen noch besser für ein digitales Arbeiten in der Zukunft vorbereiten können.

Dem Schutz der Gesundheit aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kommt gerade in Zeiten von Home Office eine besondere Bedeutung zu und es trägt damit einen wesentlichen Beitrag, eine bessere Vereinbarkeit zu erreichen. Aus diesem Grund wurde das geplante BGF-Programm rasch auf digitale Angebote umgestellt, beispielsweise:

  • Fit@Home“ unterstützte die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch Übungen und Workouts während des Arbeitens von zuhause.
  • Im Intranet wurden wöchentlich neue Übungen und Informationen zur Augengesundheit zur Vermeidung von Überbelastung u.a. zum Thema „das trockene Auge“, „Beleuchtung“, „Ergonomie“ etc. zur Verfügung gestellt.
  • Superfood @ home lieferte als online Vortrag via Microsoft Teams wichtige Informationen über Superfood.

Die digitale Unterstützung der bestehenden BGF-Angebote wird durch die App „Windhund“ als neues zusätzliches Angebot erreicht. Über die App kann an digitalen Kursen zu Bewegung, Ernährung und Mentale Fitness teilgenommen werden, auch tägliche Übungen sind verfügbar. Darüber hinaus unterstützt die Software von der Analyse der Ist-Situation (Umfragen), über die Planung der Inhalte, die Kommunikation an MitarbeiterInnen, bis hin zur Auswertung und einem aussagekräftigen Reporting unter strenger Rücksichtnahme auf den Schutz der persönlichen Daten.

Ebenfalls auf digital wurden Bewerbungsgespräche, Hearings und der Onboarding-Prozess inkl. Betreuung durch Buddies umgestellt.

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

Die Ausstattung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit mobilen Arbeitsgeräten wird ausgebaut und dadurch auch die Möglichkeit zum Arbeiten von zuhause verbessert. Darüber hinaus stellen insbesondere die digitalen Angebote im Bereich der Gesundheitsförderung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein langfristig und nachhaltig konzipiertes Angebot dar. Auch der Onboarding Prozess, der neben einem Austausch mit der Hochschulleitung ein Einschulungsprogramm in wesentliche Themenfelder der FH Salzburg (z.B. Diversity Management) umfasst, wird auch im kommenden Studienjahr online durchgeführt. Bei Bedarf können auch Bewerbungsgespräche in Zukunft weiterhin digital stattfinden.

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

Als Hochschule stehen wir vor der Herausforderung, familienfreundliche Angebote für die sehr heterogene Gruppe von MitarbeiterInnen in Akademie und Verwaltung anzubieten. Personen in der Lehre unterscheiden sich in Arbeitszeiten und -organisation von ihren Verwaltungskolleginnen und -kollegen. Wir bemühen uns daher seit Jahren um vielfältige Lösungen und sind seit 2013 mit dem Audit hochschuleundfamilie ausgezeichnet. Damit wollen wir in einem stark umworbenen Arbeitsmarkt zum Ausdruck bringen, dass wir Verantwortung für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen – auch in sich ändernden Lebensphasen. Die alle 3 Jahre neu festgelegten Maßnahmen werden Organisationsübergreifend entwickelt und einem regelmäßigen Monitoring unterzogen. So stellen wir sicher, dass die Verbesserung von Vereinbarkeit ein kontinuierliches Bestreben ist, in dem die sich wandelnden Lebens- und Arbeitsbedingungen Berücksichtigung finden. Vereinbarkeit zeigt sich in verschiedensten Ausprägungen, daher trägt die FH Salzburg seit 2015 außerdem das Gütesiegel für Betriebliche Gesundheitsförderung (BGF). Dies ist die höchste österreichische Auszeichnung für vorbildliche und vor allem nachhaltige Investitionen in die Gesundheit der MitarbeiterInnen. Seit 2015 setzen wir uns strukturiert mit Diversity Management auseinander und haben für dieses Engagement als erste Hochschule Österreichs das Diversity-Zertifikat ZukunftVIELFALT® erhalten. Die Verschränkung dieser drei Handlungsfelder prägt unsere Arbeitsweise.

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

An der FH Salzburg bieten wir ein ausgesprochen flexibles Arbeitszeitsystem ohne Kernarbeitszeit, dadurch werden eine gute Work-Life-Balance und ein familienfreundliches Arbeiten ermöglicht. Damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst lange und gesund ihren Aufgaben nachgehen können, wird im Mitarbeiterinnengespräch auch die Vereinbarkeit von Beruf und familiären Umfeld (Betreuungspflichten, Pflege usw.) besprochen. Home Office ist mit der/dem Vorgesetzten zu vereinbaren, wobei die Arbeitsleistung insgesamt überwiegend am Dienstort zu erbringen ist. Vorausgesetzt wird, dass andere MitarbeiterInnen durch diese Möglichkeit nicht belastet werden. Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns in allen Bereichen ein großes Anliegen, daher haben wir bereits vor einigen Jahren ein umfassendes Auszeiten Management eingeführt, dies umfasst: Altersteilzeit, Bildungskarenz, Bildungsteilzeit, Elternkarenz und Elternteilzeit, Forschungs- und Praxis Monat Beantragung, Familienhospizkarenz, Pflegekarenz und Pflegeteilzeit.

Das Auszeitenmanagement der FH Salzburg ist dabei geprägt durch seinen gesamtheitlichen Ansatz: Strukturierte Beratung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Leitfaden für Führungskräfte und die Personalabteilung, Unterstützung und Anleitung der Führungskräfte in den Prozessen, Evaluierung der Prozesse.

Die Altersteilzeit gibt älteren Dienstnehmerinnen und Dienstnehmern die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit zu reduzieren. So wird ein gleitender Übergang in die Pension geschaffen ohne Verlust von Pensionsbezügen, Arbeitslosenansprüche oder Ansprüche von der Krankenkasse.

Elternkarenz Management und Elternteilzeit umfassen neben der strukturierten Beratung und Begleitung durch die Personalabteilung auch Informationen zu Mütter Karenz, Väterkarenz, Elternteilzeit und Familienzeit, Service-Links zu den Themen Mutterschutz, Elternkarenz & -teilzeit, Kinderbetreuungsgeld und Wiedereinstieg sowie Checklisten für die Führungskräfte bei Karenzantritt und Wiedereintritt. Speziell für den kleinen Nachwuchs bietet die FH Salzburg Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Studierenden und Besucherinnen und Besuchern ein Stillzimmer, Wickeltische, Hochstühle in den Mensen, Trolleys mit Spielsachen sowie Bücher und Brettspiele.

In besonders herausfordernden Lebenssituationen ist eine Burnout-Beratung durch den Arbeitsmedizinischen Dienst möglich.

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Die Prozesse der Identitäts- und Organisationsentwicklung sind durch die Querschnittsmaterien Familienfreundlichkeit, Gleichstellung und Gesundheitsförderung geprägt. Die Partizipation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an der Hochschulentwicklung ist zusätzlich ein tragendes Element. Der Wille zur Mitgestaltung partizipativer Prozesse ist über die Jahre hinweg sehr hoch. So stieg die Teilnahmequote an der MitarbeiterInnen-Umfrage von 71,8% im Jahr 2017 auf 75,9% im Jahr 2020.

Das Arbeitszeitmodell „Gleitzeit ohne Kernzeit“ macht für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Lehre, Forschung und Verwaltung die Vereinbarkeit von Beruf und Familie täglich erlebbar. Im Retention Management von Leistungsträgerinnen und -träger an Fachhochschulen spielen organisatorische Gestaltungsmöglichkeiten – dazu zählt die freie Arbeitszeiteinteilung – und eine Familienfreundlichkeit, die allen zugute kommt, eine zentrale Rolle und definieren die Employer Value Proposition.

Die Zahl der Karenzierungen an der Hochschule steigt jährlich, die Rückkehrrate liegt bei 95%. Der Anteil der Teilzeitbeschäftigten erhöht sich jährlich und liegt 2020 bei 50% - 2017 waren es noch 43%.

Bewerberinnen und Bewerber erleben in allen Dimensionen eine authentische Positionierung der ArbeitgeberInnen-Marke.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© FH Salzburg