Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

 

Kurzbeschreibung des Projekts: Die Maßnahme „Sonderurlaub für Betreuungspflichten“ gibt es grundsätzlich schon immer an der Ferdinand Porsche FernFH und gründet sich auf dem entsprechenden Gesetz bezüglich Pflegefreistellung. Wir haben aufgrund des erhöhten Betreuungsaufwandes während dem Lockdown im Frühjahr 2020 diese Maßnahme aber ausgeweitet.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

Die erwähnte Maßnahme "Sonderurlaub für Betreuungspflichten" wurde in der bestehenden Form während Corona geschaffen. Dadurch, dass von heute auf morgen alle Schulen und Kindergärten geschlossen waren, musste schnell eine Lösung gefunden werden, die es allen Beteiligten ermöglichte, ihre Verpflichtungen (Arbeit, Kinderbetreuung etc.) trotz der erschwerten Bedingungen wahrzunehmen.

Alle weiteren Maßnahmen wurden selbstverständlich beibehalten, allen voran wurde das Mobile Working, das an der FernFH bereits seit 2016 ein sehr gut etabliertes Modell ist, intensiviert, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden angehalten, während dem Lock Down (letztendlich von März bis Ende Juni) von zu Hause zu arbeiten und nur ins Büro zu kommen, wenn sich dies nicht vermeiden lässt.

Ebenso wurde auch die Gleitzeitregelung insofern aufgeweicht, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter komplett selbst entscheiden konnten, wann sie ihre Arbeit erledigen, was letztendlich auch eine große Erleichterung in Bezug auf die Kinderbetreuung war.

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

Alle Maßnahmen werden grundsätzlich beibehalten, die unbürokratische Erhöhung des Sonderurlaubes für Betreuungspflichten über das gesetzliche Ausmaß hinaus wird ebenso für Zeiten, in denen diese Unterstützung notwendig ist, beibehalten.

Alle anderen Maßnahmen bleiben in bestehender Form aufrecht und werden laufend weiterentwickelt:

- Flexible Arbeitszeiten für alle

- Mobiles Arbeiten

- Gleitzeit

- Verschiedene Teilzeitmodelle

- Kurzfristige Abwesenheiten / Befreiungen für familiäre Anlässe sind möglich

- Sonderurlaub für Betreuungsaufgaben/-notfälle

- Freistellungen für familiäre Anlässe

- Hunde dürfen unter Einhaltung der Hunde - Richtlinie ins Büro mitgenommen werden

- eigenes Eltern - Kind - Büro, in dem man im Bedarfsfall sein(e) Kind(er) mitnehmen kann und das kindgerecht eingerichtet ist

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

Durch ein familienfreundliches Auftreten und Agieren sowohl nach innen wie auch nach außen können wir uns einerseits als Hochschule aber auch als Arbeitgeberin attraktiv präsentieren. Familienfreundlichkeit ist bei uns nicht nur ein Schlagwort, wir leben diese in unserem täglichen Tun. Sei es in Bezug auf die Flexibilität unserer Arbeitszeit und unserer Arbeitsorte oder auch im Finden von unbürokratischen, sinnvollen Lösungen für unterschiedlichste Herausforderungen, mit denen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oftmals konfrontiert sind. Für uns ist Familienfreundlichkeit eine Frage der Wertekultur in den Köpfen aller Beteiligter im Unternehmen, vor allem muss sich diese auch im Führungsverhalten widerspiegeln. Familienfreundlichkeit muss von allen gelebt werden, damit sie auch wirklich in allen Entscheidungen mitgedacht wird. Gerade in unserer momentanen Zeit, die von so vielen neuen Herausforderungen geprägt war und ist, zeigt sich für uns ganz deutlich, dass Familienfreundlichkeit nicht nur den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Studierenden zu Gute kommt, nicht zuletzt profitieren wir als Unternehmen davon, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch in Zeiten von Home Schooling und Co die Rahmenbedingungen bei uns vorfinden, trotzdem ihren Job in der gewohnten Qualität zu machen und das so flexibel wie möglich. Für uns bedeutet Familienfreundlichkeit bestmögliche Bedingungen für alle zu schaffen, flexibel zu reagieren, offen und wertschätzend zu kommunizieren und rasche, individuelle Lösungen zu finden.

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

Familienfreundlichkeit zählt bereits seit einigen Jahren zu unseren wichtigsten Werten und wir freuen uns, in diesem Bereich schon viele Maßnahmen erfolgreich umgesetzt zu haben. So zählen beispielsweise ein flexibles Mobile Working Konzept, verschiedene Teilzeitmodelle, Väterkarenz, ein Eltern-Kind-Büro am Standort, die Möglichkeit, Hunde ins Büro mitzubringen und ein sehr flexibles Arbeitszeitmodell zu einigen unserer Maßnahmen, die die Vereinbarkeit von Beruf und Familie in unterschiedlichen Lebensbereichen erhöhen. Als ganz besonders hilfreich hat sich in Zeiten des Home Schoolings während dem Lockdown vor allem aber unsere Maßnahme "Sonderurlaub für Betreuungsaufgaben" erwiesen. Da wir überzeugt sind, dass es trotz Home Office kaum möglich ist, neben der Betreuung und dem Home Schooling der Kinder "normal" zu arbeiten, haben wir uns kurzfristig dazu entschlossen, Eltern mit Betreuungspflichten die Möglichkeit zu bieten, kurzfristig und unbürokratisch Sonderurlaub zu beantragen. Wir haben uns dazu entschieden, den Anspruch auf diesen nach oben hin offen zu lassen und haben dadurch geschafft, dass von den Eltern sehr viel Druck genommen wurde. Das Angebot wurde sehr gut aufgenommen, besonders von alleinerziehenden Elternteilen. Vor allem aber war die Resonanz der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine sehr gute, da grundsätzlich der Druck von ihnen genommen wurde, eine Betreuungsmöglichkeit finden zu müssen, oder Urlaub zu nehmen. Es war auch möglich, stundenweise Sonderfreistellung zu nehmen, so dass niemand Minusstunden aufbauen "musste". Gerade alleinerziehende Eltern, die ohnehin in den langen Ferien immer wieder vor Betreuungsproblemen stehen, sollten durch diese Maßnahme unterstützt werden. Gemeinsam mit unserem Mobile Working Modell konnten wir auf diese Weise einen großen Teil dazu beitragen, die Situation unserer Kolleginnen und Kollegen mit Betreuungspflichten ein wenig zu vereinfachen. Selbstverständlich muss auch dazu gesagt werden, dass auch unser Unternehmen davon profitiert hat, denn dadurch, dass unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben sehr flexibel erledigen konnten und nicht langfristig Urlaub nehmen mussten, haben wir es auch geschafft, innerhalb kürzester Zeit unseren Blended Learning Studienbetrieb komplett auf online umzustellen und somit auch unseren Studierenden die Möglichkeit geboten, ihr Studium trotz Lockdown, Home Schooling der eigenen Kinder etc. innerhalb der Normzeit ohne Verzögerung abschließen zu können bzw. fortsetzen zu können. Wichtig war uns in dieser Phase vor allem auch die Kommunikation, sowohl nach innen wie auch nach außen. Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden über alle Maßnahmen regelmäßig per Mail und im Intranet informiert, es gab etliche Online Meetings, um allen Sicherheit zu geben. Auf der anderen Seite wurde die Kommunikation mit den Studierenden seitens der Studiengänge intensiviert, auch sie wurden über alle Änderungen und Maßnahmen laufend informiert. So waren auch sie immer am aktuellen Stand und hatten die Sicherheit, dass alle Prüfungen/ Abschlussarbeiten etc. zum geplanten Zeitpunkt stattfinden werden, was von den Studierenden, die ja an der FernFH ausnahmslos berufstätig sind und sehr oft auch Eltern sind, sehr dankbar aufgenommen wurde.
Bei uns wurde von Beginn des Lockdowns sehr regelmäßig kommuniziert. Es wurden bei allen offiziellen Änderungen der Bestimmungen die Regelungen auf unsere FH adaptiert und ein Infoschreiben verfasst, dieses wurde dann per Mail an die ganze Belegschaft geschickt. Zusätzlich wurde im HR Bereich unseres Intranets ein eigener Bereich „COVID-19“ eingerichtet, in dem alle Informationen tagesaktuell gespeichert wurden und auch alle Mails, die von HR oder GF an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter verschickt wurden, abgelegt wurden. Somit wurde sichergestellt, dass einerseits alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter alle aktuellen Infos per Mail erhalten und aber auch zu einem späteren Zeitpunkt alles kompakt und leicht zu finden im Intranet abgelegt war.

 

Zusätzlich wurden mehrmals per MS Teams diverse Besprechungen mit unterschiedlichen Gruppen (Studiengangsleiterinnen und Studiengangsleitern, Führungskräfte, Admin etc.) abgehalten. Alle Abteilungen untereinander hielten ebenso engen Kontakt über MS Teams oder Skype for Business. Auch mit den Studierenden wurde in dieser Zeit sehr intensiv über MS Teams und den Online Campus kommuniziert, auch die Abschlussprüfungen (Bachelor und Master) wurden heuer erstmals online abgehalten, wie auch die Sponsion. Somit wurde auch im Bereich der Studierenden von unserer Seite sicher gestellt, dass es zu keinen Verzögerungen im Studienablauf kam.

 

Unsere Kommunikation nach außen wurde in der Zeit des Lockdown hauptsächlich über Social Media betrieben, auch hier wurden unsere Maßnahmen kommuniziert. Es gab einen Schwerpunkt „home office“, dabei wurden alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aufgerufen, lustige Fotos und Geschichten aus dem Home Office an das Team der Unternehmenskommunikation zu senden, die dann auf Facebook veröffentlicht wurden.

 

Nebenbei wurde auch viel telefoniert, vor allem mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Betreuungsaufgaben. Unsere HR Abteilung war in dieser Zeit sprichwörtlich rund um die Uhr erreichbar.

 

Der Infomailversand war sicherlich um einiges stärker als ohne Corona, aber die Rückmeldungen haben gezeigt, dass dieser für sehr viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr wichtig war und ihnen Sicherheit gab und sie so immer auf dem neuesten Stand waren.

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Wir bemerken vor allem bei Stellenbesetzungen, dass wir mittlerweile doch deutlich als familienfreundlichen Unternehmen wahrgenommen werden und wir haben etliche Bewerberinnen und Bewerber in unterschiedlichen Bereichen, die die Familienfreundlichkeit der FernFH auch als Mitgrund für ihre Bewerbung anführen. Ebenso ist die Vereinbarkeit unseres Fernstudienangebotes auch für unsere Studierenden oftmals DIE Entscheidungsgrundlage für die Ferdinand Porsche FernFH, da ein Präsenzstudium an einer anderen Hochschule neben Job und Familie nicht zu bewältigen wäre. Wir sind überzeugt, dass der Stellenwert der Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie von Familie und Studium in der nächsten Zeit noch wichtiger werden wird und die Familienfreundlichkeit der Unternehmen ein wichtiges Wettbewerbskriterium werden wird. Familienfreundlichkeit wird zu Recht immer mehr erwartet und vorausgesetzt. Auf der anderen Seite sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die ihr Familien- und Berufsleben vereinbaren können und wissen, dass sie seitens des Unternehmens auf Verständnis und Unterstützung stoßen, ausgeglichener und auch leistungsfähiger und leistungsbereiter. Wir sind der Überzeugung, dass ein Unternehmen nur so gut ist, wie seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und diese können nur ihr volles Potenzial ausschöpfen, wenn sie zufrieden sind und sich wertgeschätzt fühlen. Und dazu gehört aus unserer Sicht ganz klar, familienfreundliche Maßnahmen im Unternehmen voranzutreiben und auch schnell und unbürokratisch auf Veränderungen zu reagieren.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© Julia Nowotny, Astrid Braun, Porsche Fern FHs