Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

 

Kurzbeschreibung des Projekts: Zu Beginn der Corona Krise und als klar wurde, dass vor allem die Arbeit weitgehend von zu Hause verrichtet werden muss, konnte FSM schnell und ohne Komplikationen reagieren. Vom einen auf den anderen Tag haben wir unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ermöglicht ohne Nachteile von zu Hause ihre Arbeit zu verrichten. Es wurde ein Team zusammengestellt, dass die Arbeitsplätze der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eins zu eins nach Hause transferiert hat. Auf Wunsch der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konnten sogar ihre Bürostühle nach hause geliefert werde, sodass ein ergonomisches Sitzen möglich war. Wir konnten die Übersiedlung ins Home Office so prompt umsetzen, weil die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch das flexible Arbeiten, bereits mit mobilen Geräten und Systemen ausgestattet waren. Durch die Übersiedlung ins Home Office, haben wir allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zum einen die Möglichkeit der mobilen Arbeit gegeben und zum anderen allen zusätzlich einen vollwertigen Arbeitsplatz zuhause eingerichtet. Auch die notwendigen physischen Unterlagen wurden innerhalb von zwei Tagen zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach Hause gebracht.

Bei FSM ging die Arbeit soweit wie möglich normal von zu Hause aus weiter – es war uns wichtig, dass unsere Mitarbeiter/innen geschützt, sicher und dennoch gut ausgestattet arbeiten können.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

Innerhalb der ersten Woche der Corona Krise und des Lockdowns war klar, dass viele Schulen und Kindergärten bis auf Weiteres schließen werden. Es war somit für unsere halbe Mannschaft bei FSM klar, dass neben der Arbeit auch die Kinderbetreuung ansteht. Um unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Möglichkeit zu bieten, dass keines von beidem zu kurz kommt haben wir ein wöchentliches Jour Fixe am Montag zu Mittag per Videokonferenz eingerichtet, bei dem alle teilgenommen haben. Dies hat dazu gedient, dass jeder sagen konnte wieviel Kapazität er/sie frei hat und welche Arbeit von ihm/ihr in dieser Woche übernommen werden kann. Wichtig war uns hier, dass eine schnelle, unkomplizierte und effiziente Umverteilung der Arbeit vorgenommen werden konnte. Eine Assistentin war dafür zuständig die Jour Fixe zu organisieren und die Partner waren für die Arbeitsaufteilung und Auslastung zuständig. Wichtig dabei war uns auch auf den Tagesablauf der Eltern eingehen zu können, daher wurde besondere Rücksicht auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genommen, die betreuungspflichtige Kinder zuhause hatten.

  • Home Office Umstellung: Die HR Partner der Kanzlei informieren alle Mitarbeiter, über die sofortige Verlegung ins Home Office. Alle Maßnahmen zur Umstrukturierung werden getroffen.
  • Videokonferenzen, Online-Meetings z.B. via Skype (intern und extern), Montag Jour Fixe
  • Webinare wie z.B. zum Thema „Die Auswirkungen von Covid19 auf das Mietrecht.“
  • Gemeinsame/s Kaffeepausen/Mittagessen haben auch im Home Office nicht gefehlt
  • Fotocollagen, sportliche Wettbewerbe, Challenges aus dem Home Office
  • Trotz Home Office waren die Medien an unserer Expertenmeinung interessiert

“Die Corona Krise brachte Videokonferenzen in den Kanzleialltag. Wir waren auch im Home Office allzeit bereit für spontane Skype Anfragen unserer Mandanten.”

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

Die oben beschriebene Maßnahme haben wir auch weiterhin, nach der Rückkehr ins Büro beibehalten. Es gibt wöchentlich am Montag ein Jour Fixe, in welchem die Auslastung der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besprochen wird. Wir haben dadurch gelernt, dass man so vor allem Spitzenzeiten hinsichtlich der Arbeitszeit besser vorbeugen kann und somit verhindert, dass eine Mitarbeiterin und ein Mitarbeiter zu viel und die/der andere zu wenig zu tun hat. Diese Maßnahme fördert wiederum auch unsere Familienfreundlichkeit, weil wir darauf schauen, dass jede/r die Möglichkeit hat am Nachmittag/Abend noch ausreichend Zeit mit der Familie zu verbringen

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

FSM Rechtsanwälte steht für Innovation. Bezogen auf Employer Branding bedeutet für uns Innovation, dass wir New Work Modelle leben und nicht nur darüber reden. Wir ermöglichen unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre individuellen Wünsche zu leben und so neben einer anspruchsvollen Arbeit auch das Familienleben genießen zu können. Wichtig ist uns die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber deswegen, weil wir davon überzeugt sind, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeit qualitativ besser und effizienter verrichten, wenn sie auch die Möglichkeit haben, ihr Familienleben auch tatsächlich individuell, an ihre Situation angepasst zu leben. Somit schlagen wir zwei Fliegen mit einer Klappe: Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind zufrieden und unsere Mandanten erhalten qualitativ hochwertige Arbeit.

Wichtig in der Kommunikation nach außen ist uns hier vor allem auch die Gleichberechtigung in alle Richtungen. Auch Väter sollen die Möglichkeit haben, mit ihren Kindern Zeit zu verbringen und dies nicht ausschließlich am Wochenende.

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

1. Flexible Arbeitszeiten: Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können abhängig von ihren Terminen weitgehend selbst ihre Arbeitszeiten bestimmen. Es gibt bei FSM keine Stechuhr, nach der man im Büro sein und seine Zeit absitzen muss. Wichtig ist uns dabei, eine flexible Gestaltung in beide Richtungen, d.h.: wenn notwendig sind unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch mal länger im Büro und wenn nicht, dann können sie auch gehen. Hier ist vor allem im Ablauf eine gute Kommunikation unter den Teammitgliedern wichtig. Dafür sind bei uns alle (die es wollen) mit einem Firmenhandy ausgestattet, welches ein Chat-Programm installiert hat, sodass für eine schnelle Kommunikation gesorgt ist. Für Mütter und Väter, die jedoch, aufgrund der Kinderbetreuung, fixe Arbeitszeiten benötigen, ist natürlich auch diese Möglichkeit offen. Wichtig ist uns hier, dass alle anderen dann auch diese Arbeitszeiten respektieren und nicht auch außerhalb dieser, ständig mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern kommunizieren.

2. New Work Modelle für Mütter und Väter: Gerade in unserer Branche ist es wichtig, auch die selbständigen Anwältinnen und Anwälte zu unterstützen, indem man ihnen individuell, auf die jeweilige Situation angepasst, auch die Möglichkeit bietet, ihre Arbeit weiterhin zu verrichten. Hier ist uns vor allem wichtig, dass Mütter und Väter gleichermaßen die Chance haben die Kinderbetreuung zu übernehmen, wenn dies gewünscht ist und danach ohne Nachteile wieder in den Job einsteigen zu können. Essentiell ist hier natürlich eine offene Kommunikation sowie Vertrauen in beide Richtungen.

3. Spielezimmer (Projekt 2021): Immer wieder kommt es vor, dass Mütter und Väter unerwartet die Kinderbetreuung übernehmen müssen. Vermehrt natürlich in den letzten Monaten durch Schul- und Kindergartenschließungen. Um aber gewährleisten zu können, dass sie trotzdem wichtige Termine wahrnehmen können, richten wir in unseren neuen Büroräumlichkeiten ein Spielezimmer für Kinder ein. In diesem Zimmer wird es einen voll ausgestatteten Arbeitsplatz sowie einen voll ausgestatteten Spielebereich geben, wo Eltern und Kinder ihren Interessen nachgehen können.

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Wir haben bereits in den letzten Bewerbungsprozessen gemerkt, dass sich unsere Positionierung und vor allem auch das tatsächliche Leben unserer Werte am Markt widergespiegelt hat. Es bewerben sich bei uns sehr gute Kandidaten, die bereit sind sich mit vollem Elan und Motivation bei FSM Rechtsanwälte einzusetzen. Dies aus dem Grund, weil sie wissen, dass sie bei FSM fair behandelt werden und ihre individuellen Bedürfnisse gehört und vor allem respektiert werden.

Wir erwarten uns in Zukunft einerseits auch weiterhin so am Markt wahrgenommen zu werden, dies auch nach unserem enormen Wachstumssprung in den letzten Monaten. Andererseits erwarten wir uns, dass sich unsere Employer Branding Maßnahmen auch in der Akquise widerspiegeln. Dies dahingehend, dass FSM weiterhin uns ausbauend für seine qualitativ hochwertige Arbeit, welche wir aufgrund zufriedener Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erbringen können, geschätzt und beauftragt wird.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© FSM, belleandsass