Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

 

 

Kurzbeschreibung des Projekts: Die Vereinbarung von Familie und Beruf liegt uns besonders am Herzen, weshalb flexible Arbeitszeitmodelle, individuelle Wiedereinstellungsmöglichkeiten nach der Karenz, mehrere Home Office-Tage pro Woche sowie Papamonat und Väterkarenz angeboten werden. Falls keine Betreuung möglich ist, dürfen Kinder ins Büro mitgenommen werden. Hunde sind eine willkommene Abwechslung im Büro.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

Zu Beginn der Krise wurden all unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb kürzester Zeit fürs Home Office vorbereitet: Einrichtung von VPN-Verbindungen und Ausstattung mit Laptops. Sobald alle im Home Office waren, wurden Jour Fixe via Microsoft Teams abgehalten, um den Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg zu gewährleisten. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhielten in regelmäßigen Abständen Informationen zur aktuellen Corona-bedingten Lage und wirtschaftlichen Situation des Unternehmens: dies half, um die Ängste einer möglichen Entlassung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu nehmen. Zudem erfolgte die laufende Berichterstattung über aktuelle Projekte und deren Ergebnisse. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden darüber informiert, wie lange die Home Office Maßnahmen gelten und sie konnten Vorschläge zu Gesundheits- und Vorkehrungsmaßnahmen einbringen. Diese Meetings gab es auch abteilungsintern und in diesen Teammeetings wurde allgemein privaten Themen mehr Zeit und Raum geschenkt, um die soziale Komponente nicht zu kurz kommen zu lassen. Jedes Mitglied kann sowohl zum Abteilungsleiter als auch zur Geschäftsführung mit privaten Anliegen zu einem Gespräch kommen. Die täglich abgehaltenen Online-Meetings wurden erst nach ein paar Wochen weniger und das Resümee, dass sich die Vorgesetzten so viel Zeit für die meist privaten Anliegen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter  genommen haben, war extrem positiv.

Des Weiteren wurden Ansprechpersonen ernannt, bei welchen man sich jederzeit vertraulich melden kann. Es wurde sich in regelmäßigen Abständen über den gesundheitlichen, aber auch psychischen Zustand der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erkundigt, denn eine solche Ausnahmesituation und vor allem die soziale Isolierung kann sehr belastend sein. Diese spezielle Situation war für Eltern eine große Herausforderung, da diese plötzlich nicht „nur“ Mutter/Vater und berufstätig waren, sondern zugleich auch die Rolle des Lehrers übernommen mussten. Die Führungskräfte hatten sehr großes Verständnis und es war kein Problem, falls es in einem Meeting zu Hintergrundgeräuschen gekommen ist oder jemand kurzfristig durch die Kinderbetreuung nicht teilnehmen konnte. Im Gegenteil: Kinder wurden teilweise aktiv in Meeting mit einbezogen und somit konnten sie einen Überblick darüber bekommen, welche Aufgaben Mama oder Papa im Job übernimmt. Die Corona-bedingten Veränderungen wurden auch in einer lokalen Zeitschrift nach außen kommuniziert, wo darauf eingegangen wird, dass der Draht zu den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Verständnis für die sich ändernden Situationen zu Hause entscheidend sind.

Die aktuelle Stimmung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wird zukünftig mit einem Mitarbeiter Befragungstool erhoben, um auch eher introvertierten Kolleginnen und Kollegen die Möglichkeit zu geben, ihre Anregungen anonym einzubringen. Zudem können somit alle teilnehmen, da die Befragung orts- und zeitunabhängig ist. Neuerungen wie diese werden den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Hilfe von E-Mails weitergegeben, zukünftig soll dies aber in einem Intranet via Sharepoint erfolgen.

Da in normalen Zeiten viele gemeinsame, vor allem sportliche Aktivitäten unter den Kolleginnen und Kollegen stattfinden, musste ein Weg gefunden werden, um sich trotz Distanz zu sehen und um fit zu bleiben: Das „Tele-Turnen“ wurde ins Leben gerufen und alle wurden in einem Chat dazu eingeladen! Zwei sehr ambitionierte Kollegen erklärten sich dazu bereit, den anderen Motivierten via Microsoft Teams vorzuturnen. Anschließend blieb in gemütlicher und entspannter Atmosphäre der Raum für den privaten Austausch. Die virtuellen Treffen fanden zu Lockdown-Zeiten drei Mal pro Woche statt. Diese Möglichkeit war auch für die berufstätigen Müttern und Väter von Vorteil, die für den Sport Haus oder Wohnung nicht verlassen mussten.

Bewerbungsgespräche wurden in dieser Zeit meist online durchgeführt, was vor allem von Bewerberinnen und Bewerber mit betreuungspflichtigen Kindern dankend angenommen wurde.

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

Wir sind seit Juni bereits zum Großteil wieder ins Büro zurückgekehrt, die Möglichkeit, an manchen Tagen pro Woche im Home Office zu arbeiten, gibt es weiterhin. Diese Option wird vor allem bei Eltern mit betreuungspflichtigen Kindern sehr gerne angenommen, da oft die Ferienzeit für Eltern eine große Herausforderung bezüglich Betreuung darstellt. Die Home Office Tage können je nach Bedarf und auch spontan in Anspruch genommen werden.

Zudem soll es auch nach der Krise die Möglichkeit geben, an den Jour Fixen online teilzunehmen, weil es sich einfacher gestaltet, alle Kollegen auf einmal zu erreichen. Durch die Krise zeigte sich, dass vor allem Meetings mit einer großen Teilnehmerzahl effizienter sind, wenn sie online abgehalten werden. Auch Reisezeiten wurden reduziert, da sich v.a. auch Kunden mit Videokonferenzen und -präsentationen sehr angefreundet haben und nun nicht mehr für Meetings von 1-2 Stunden ein ganzer Tag gereist werden muss, wodurch mehr Zeit für die Familie bleibt.

Via Online-Tools gestaltet es sich einfacher, stets alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Entscheidungsfindungen miteinzubeziehen. So können auch Teilzeitkräfte und Personen, die ihre Kinder oder Angehörige zu Hause betreuen, leichter miteinbezogen werden. Bewerbungsgespräche werden auch nach der Corona-Krise wahlweise weiterhin online abgehalten und es gibt flexible Arbeitszeitmodelle, um jeder Lebenslage gerecht zu werden.

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

Im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte zählt längst nicht nur das Gehalt oder etwa Karrieremöglichkeiten. Wer die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter finden und langfristig im Unternehmen halten möchte, muss als Arbeitgeber einen Mehrwert bieten und auf die individuellen Lebensphasen und Bedürfnisse eingehen. Bei uns sollen sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht zwischen Job/Karriere oder Familie entscheiden müssen – wir wollen eine Vereinbarung beider Lebenskonzepte unbedingt ermöglichen, da unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das wertvollste Gut im Unternehmen sind. Wir verstehen die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und versuchen, sie auf ihrem Lebensweg und jeder Lebenssituation bestmöglich zu unterstützen.

Da wir stets auf der Suche nach den besten innovativen Köpfen aus der Region sind, wissen wir, dass kreatives Denken nicht auf Knopfdruck und mit zeitlichen Begrenzungen funktioniert. Wir wollen unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Mitdenken und aktivem Ideen Einbringen unterstützen, doch neue Ideen können auch nach der Arbeit entstehen, beispielsweise beim Spielen mit den Kindern. Umgekehrt müssen manch private Angelegenheiten während der Arbeitszeit erledigt werden. Genau so funktioniert agiles, flexibles Arbeiten bei Ocilion und so lange die Balance zwischen Arbeit und Beruf gehalten werden kann, ist es für uns in Ordnung.

Diese Positionierung ist uns auch nach außen wichtig, damit zukünftige Bewerberinnen und Bewerber wissen, dass sie - egal in welchem Abschnitt ihres Lebens sie stehen - bei uns willkommen sind.

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

Neben der Möglichkeit, an mehreren Tagen pro Woche im Home Office zu arbeiten, bieten wir auch die unkomplizierte Option an, Papamonat oder Väterkarenz in Anspruch zu nehmen. Bisher haben bereits mehrere Väterkarenz beansprucht und es gibt bereits Neuanmeldungen, da die Rückmeldung der Kollegen sehr positiv ist.

Zudem werden zur Geburt Wertgutscheine an die frisch gebackenen Eltern überreicht und es wird eine gemeinsame Jause zur Feier veranstaltet. Nach der Karenz werden verschiedene Wiedereinstiegsmodelle angeboten. Diese Möglichkeit gibt es allerdings nicht nur nach einer Karenz, soweit es die Position zulässt, kann das Stundenausmaß flexibel geändert werden (wie beispielsweise bei einem berufsbegleitenden Studium).

Falls Kinder Interesse am Job ihrer Eltern haben, dürfen sie für ein paar Stunden in Absprache mit dem Abteilungsleiter in die Firma mitkommen. Wenn kurzfristig keine Kinderbetreuung möglich ist, können Kinder auch ins Büro mitgenommen werden. Zusätzlich werden Familientage abgehalten, bei welchem ein gemeinsamer Wandertag mit den Kindern stattfindet. Zur Belohnung nach der sportlichen Aktivität gibt es ein gemeinsames Essen. Die Mittagspause kann auch ausgedehnt werden, um beispielsweise als Papa auch am Babyschwimmen teilnehmen zu können.

Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind auch über eine private Whats-App-Gruppe miteinander vernetzt, wo der ein oder andere Tauschhandel von beispielsweise Kinderspielsachen stattfinden kann.

In Zukunft ist eine Kinderbetreuungsmöglichkeit im Unternehmen geplant. Wir teilen uns das Bürogebäude mit unserer Schwesterfirma Infotech und da wir immer mehr Nachwuchs bekommen, würden wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne die Möglichkeit anbieten, ihre Kinder während der Arbeitszeit in Betreuung zu geben. Hierfür würden wir gerne eine Tagesmutter engagieren, da der Bedarf aktuell noch nicht groß ist, muss die genaue Umsetzung noch konkretisiert werden.

Die angebotenen Maßnahmen wurden den Mitarbeiter/innen entweder per Microsoft Teams in unseren Gruppenchats, per E-Mails von unserem Geschäftsführer, in Jour-Fixen sowie in internen Meetings von unserem Geschäftsführer, den Abteilungsleitern und Personalverantwortlichen kommuniziert. Zudem wurden Ereignisse wie Familienausflug gerne mit Hilfe von Social Media Postings (Facebook und Instagram) kommuniziert. In den Jahresberichten der umliegenden HTLs wurden unsere Maßnahmen auch schon an die Jüngeren kommuniziert, damit sie wissen, dass sie jede Lebenslage mit uns beschreiten können.

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Durch Wertschätzung, Verständnis und Vertrauen, welche den Mitarbeitern entgegengebracht werden, besteht eine hohe Loyalität dem Unternehmen gegenüber und auch die Fluktuation ist gering. Das Stimmungsbild im Unternehmen ist durchwegs positiv, da für die privaten Anliegen der Angestellten immer genug Zeit ist. Zudem ist durch das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein Anstieg der Effizienz festzustellen. Nur wenn eine ausgewogene Balance zwischen Arbeit und Privatleben herrscht, kann die Produktivität, Zufriedenheit sowie Kreativität gehalten und gesteigert werden. Der Beruf soll das Privatleben nicht ausschließen, sondern die beiden Komponenten sollen Hand in Hand gehen und sich gegenseitig ergänzen.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© Ocilion IPTV Technologies GmbH, Nina Schmid, Michael Feldweber