Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

Kurzbeschreibung des Projekts: Um die Eltern auch in dieser außergewöhnlichen Zeit ein minimales Maß an Planungssicherheit zu gewährleisten, wurden und werden die einschlägigen arbeitsrechtlichen Informationen regelmäßig auf der Homepage aktualisiert und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter als Empfängerinnen und Empfänger des Newsletters davon informiert und zur Teilnahme an (virtuellen) Informations- Veranstaltungen eingeladen. Langfristig sollen regelmäßige Netzwerktreffen – virtuell oder physisch vor Ort – für TU-Eltern etabliert werden.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

  • Sonderbetreuungszeit: die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden unverzüglich nach Kommunikation des Lockdowns seitens der Regierung unkompliziert die Möglichkeit offeriert, eine Freistellung in Anspruch zu nehmen. Da zu diesem Zeitpunkt große Unsicherheit über Dauer und konkrete Umsetzung von Homeschooling und Betreuung der Kinder zu Hause herrschte, war diese Sofortmaßnahme eine große Erleichterung für die Eltern. Gleitzeitregelungen waren flexibler möglich als vor dem Lockdown.
  • Ausweitung der Sommerferienbetreuung: Die TU hat heuer die Plätze in den Sommerferienbetreuungswochen von 30 auf bis zu 60 Kinder pro Woche aufgestockt bei gleichzeitiger Verringerung der Gruppengröße auf höchstens 15 Kinder pro Gruppe. Teilweise werden die Kursinhalte von TU-Mitarbeitenden konzipiert und durchgeführt, wodurch die gelebte Vereinbarkeit von Beruf und Familie mit Verknüpfung von Arbeitsinhalten und neuesten Forschungsergebnissen unserer Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler und didaktischen Konzepten für die Kinder der Mitarbeitenden gefördert werden. Durch die Präsenz von Kindern in den Ferienwochen an den TU-Standorten werden sowohl die Wahrnehmung der TU als familienfreundliche Arbeitgeberin bei allen Mitarbeitenden als auch die Sichtbarkeit von Mitarbeitenden mit Familienverantwortung wesentlich erhöht. Die Zufriedenheit der Eltern mit den Kinderbetreuungsangeboten führt dadurch auch zu einer emotionalen Bindung und stärkeren Identifikation mit der TU Wien.
  • Kindergarten / Daycare während Covid-Lockdown und danach: Sowohl der KIWI-Betriebskindergarten als auch die flexible Kinderbetreuung an der Daycare der TU Wien war auch während des Lockdowns für systemrelevante Eltern immer geöffnet. Die Vereinbarkeitsbeauftragte der TU Wien hat im Kindergarten wöchentliche ZOOM-Meetings in Form von Morgenkreisen für alle 4 Gruppen initiiert, die daraufhin selbständig von den pädagogischen Leitungen der Gruppen weitergeführt wurden. Zusätzlich versendete der Kindergarten tägliche Grußbotschaften an alle Kinder in Form von aufgezeichneten Liedern, Geschichten, Videos oder Bastelanleitungen der Pädagoginnen. Dadurch konnte der Kontakt zu den Kindern und Familien auch auf Distanz gut gehalten werden. Bereits Anfang Mai konnten alle Eltern auch ohne Bestätigung des Arbeitgebers über die notwendige Präsenz am Arbeitsort ihre Kinder wieder in Betreuung bringen. So war auch für Eltern im Home Office eine verlässliche Kinderbetreuung ab diesem Zeitpunkt gewährleistet. Seit Mitte Mai wurde weitestgehend der Normalbetrieb in allen 4 Gruppen wieder aufgenommen, was zu einer spürbaren Entlastung der Eltern geführt hat.
  • Niedrigschwelliges Beratungs- / Coaching-Angebot für Mitarbeitende: Vor der Corona-Krise stand ca. einmal pro Monat in einem bestimmten Zeitfenster ein externer Coach für Beratungsgespräche in einer Telefon-Hotline für pflegende Angehörige zur Verfügung. Sofort nach der Umstellung auf Home Office wurde dieses Angebot stark ausgeweitet: alle Mitarbeitenden hatten Anspruch auf telefonische Beratung; zu jedem Zeitpunkt; mehrere Coaches und Berater; mit unterschiedlichen themenbezogenen Inhalten (psychologische Beratung, Selbstmanagement im Home Office, Führen auf Distanz…). Das Angebot wurde sehr gut von Mitarbeitenden aus diversen Gründen angenommen. Die Beratungsgespräche wurden anonym durchgeführt.
  • Newsletter: An der TU Wien gibt es einen Newsletter, der einmal pro Woche über Themen in Zusammenhang mit Gesundheit informiert. Im Bewusstsein, dass es viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter geben würden, die sich nun in einer Krise befinden würde, wurde dieser Newsletter umorganisiert und in der Lock Down Zeit 3 Mal pro Woche ausgesendet, neben dem Ziel die Personen direkt anzusprechen wurden auch möglich Tabu Themen wie Einsamkeit Angstzustände auf niederschwelligem Niveau thematisiert und entsprechende Kontaktstellen vermittelt.
  • Support und Beratung bei Umstellung auf Distance Learning: Da nicht nur die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von der Tätigkeit an der TU Wien ausgeschlossen waren, wurde auch die Lehre der TU Wien in weiten Strecken auf Digitale Formate umgestellt, dabei waren voe allem der technische Support und die Weiterbildungsmöglichkeiten im Bereich E Learning besonders wertvoll.
  • Online-Weiterbildungsmöglichkeiten: Bereits in der Woche des Lockdowns, wurde das Weiterbildungsangebot für Mitarbeitende auf zahlreiche Online-Kurse umgestellt, damit Mitarbeitende sich im zielgenau im Home Office weiterbilden konnten auch und gerade, wenn ihre Arbeitstätigkeiten nur schwer im Home Office ausgeführt werden konnten. Dabei gab es Kurse mit fixen Zeitpunkten oder remote Kurse für flexible individuelle Kurszeitpunkte. Zweiteres war gerade für Mitarbeitende mit familiären Pflegeverantwortungen angenehm und die Kurse mit Fixterminen gaben Halt eine neue Struktur im Alltag zu etablieren.
  • Linksammlungen für Eltern und pflegende Angehörige: Als Ideenspeicher und Kontaktdatenbank für hilfreiche soziale Dienstleister und Unterstützungsmaßnahmen während des Lockdowns haben wir eine Linksammlung speziell für Eltern von Klein- und Schulkindern bzw. für pflegende Angehörige und Seniorinnen und Senioren zur Verfügung gestellt. Informationen zu zielgruppenspezifischen Beratungshotlines, Links zu ergänzenden Lernmaterialien für das Homeschooling, Online-Sportangeboten, Basteltipps, Webseiten mit gratis Hörbüchern und Online Angeboten der Wiener Stadtbüchereien u.v.m. Virtuelles Eltern-Info-Café (Beschreibung s.o.) Sobald als möglich sollen Netzwerktreffen für Eltern mit Kindern als Präsenzveranstaltung an der TU stattfinden. Gerade für Eltern in Karenz stellt dies eine gute Möglichkeit dar, auch während der Karenz den Kontakt zu halten bzw. neue Kolleginnen und Kollegen in der gleichen Lebenssituation kennenzulernen und sich auszutauschen. Die Gruppe der Eltern an der TU soll durch diese Maßnahme vernetzt und gestärkt werden. Gegenseitige Unterstützung, Austausch, Informationsweitergabe und Freundschaften initiiert und gefördert werden.
  • Kommunikation der Maßnahmen: Um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter laufend über Möglichkeiten und Angebote abgestimmt auf die aktuelle Situation auf dem Laufenden zu halten, wurden alle vertrauten Kommunikationskanäle wie Newsletter, Homepage und Social Media benutzt.

In den zielgruppenspezifischen Newslettern wurden vor allem die Angebote beworben, während die breiter aufgesetzten Plattformen wie Emails an alle sowie die Homepage dazu beitragen sollten, alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter generell über geltende Rahmenbedingungen auf dem Laufenden zu halten.

Eine besondere Rolle in unsicheren Zeiten spielen Führungskräfte, diese wurden in eigenen Meetings und Newsletters ebenfalls eingebunden, um die gemeinsame Haltung der TU Wien in dieser speziellen Situation im ganzen Haus zur Wirkung zu bringen.

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

  • Flexibilisierung des Arbeitsorts und der Arbeitszeit durch eine umfassende Neugestaltung der Home Office Richtlinie
  • Unbürokratische und niedrigschwellige, anonyme Beratungsangebote
  • Online-Weiterbildungsformate
  • Linksammlungen für unterschiedliche Zielgruppen
  • (Virtuelle) Eltern-Netzwerke etablieren und ausbauen

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

Die TU Wien sieht die Schaffung von Rahmenbedingungen für die Vereinbarkeit von Betreuungsaufgaben für Kinder und pflegebedürftige Angehörige mit der beruflichen, wissenschaftlichen Tätigkeit als ihre Verpflichtung an und stellt sich damit einer der wichtigsten gesellschaftlichen Herausforderungen. In diesem stetigen Entwicklungsprozess nehmen wir als Universität eine gesellschaftliche Vorreiterrolle ein und wirken so am Vorantreiben des Kulturwandels mit. Durch eine Palette an Unterstützungsmaßnahmen für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit familiären Betreuungsverantwortungen erhöhen wir die Arbeitszufriedenheit, Identifikation und langfristige Bindung an unser Unternehmen. Die Angebote reichen von permanenten und flexiblen Kinderbetreuungseinrichtungen, Ferienbetreuung, Angehörigen Netzwerken, Informations- veranstaltungen zu pflege-, gesundheits- und Familienthemen, Aktionstagen sowie einer familienfreundlichen Infrastruktur. Unsere Roadmap Karenzmanagement führt Mitarbeitende gezielt durch den Beantragungs- und Wiedereingliederungsprozess der verschiedenen Karenzformen. Ein besonderer Teil unseres Recruiting-Prozesses von neuen Professorinnen und Professoren stellt unser Dual Career Service dar, der den beruflichen Wechsel an die TU mit Familie wesentlich erleichtert.

Vereinbarkeit zeigt sich auch an unseren besonders familienfreundlichen Arbeitszeit- und Homeofficemodellen und wird als strategisches Kennzeichen auf allen Ebenen gelebt.

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

Im internationalen Kontext vor allem die Bedeutung des Dual Career Service, das neuberufenen Professorinnen und Professoren bei der Integration mit individuellen Maßnahmen unterstützen soll, und umso mehr an Bedeutung hat, wenn die berufene Person bereits eine Familie gegründet hat.

Ein weiterer relevanter strategischer Baustein im internationalen Recruiting ist die Bewerbung um die Zertifizierung nach dem HR Excellence in Research der Europäischen Kommission. Das ein Gütesiegel für professionellste HR Arbeit im weltweiten Arbeitsmarkt für Forscherinnen und Forscher darstellt und auf der Charta für Forscherinnen und Forscher basiert, in der neben dem Themen Transparenz und Fairness bei der Personalauswahl und Beförderung selbstverständlich auch Themen wie Vereinbarkeit und Gleichberechtigung eine Rolle spielen.

Eine zentrale Bedeutung zum Thema Kommunikation nach innen und außen wird der dem Karriereportal der TU Wien beigemessen, mit Darstellungen, die spürbar machen sollen, wie der Spirit an der TU Wien ist und welche Fringe Benefits es gibt, wenn man sich für einen Job an dieser Universität entscheidet. Hier und auch auf der öffentlich zugänglichen Seite TU und Familie werden auch die konkreten Angebote für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter greifbar.

Auszeichnungen und Preise ja sogar bereits die Bewerbung um dieselbe sollen für Bewerberinnen und Bewerber und Interessierte ein Beleg dafür sein, dass die TU Wien dieses Thema und die konkreten Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ernst nimmt und sie mit Unterstützung rechnen können.

Als weiteres gut sichtbares Zeichen findet einmal jährlich ein Family und Bring Your Kids Day statt, zu dem die Kinder aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eingeladen sind und dessen inhaltliche Gestaltung ebenso von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter übernehmen. Interessierte Eltern haben die Möglichkeit sich in einen Newsletter einzutragen und so laufend über die Aktivitäten und Angebote informiert zu werden. Ebenso werden alle neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Willkommensveranstaltung GhetTUgether zeitnah nach Dienstantritt über diese Möglichkeiten der Unterstützung und der entsprechenden Newsletter informiert.

Regelmäßige Artikel im frei:haus – der Mitarbeiterinnen Zeitung, in Printmedien, auf der TU Homepage und in sozialen Medienrunden die externe Kommunikation ab und stellen sicher, dass die Familienfreundlichkeit der TU Wien sowohl von den Zielgruppen als auch von der breiten Öffentlichkeit wahrgenommen wird.

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Einerseits werden wir von unseren Beschäftigten als familienfreundliche Arbeitnehmerin wahrgenommen, was sich in der stetig wachsenden Nachfrage und Inanspruchnahme von Kinderbetreuungsformen (permanent, flexibel oder anlassbezogen) zeigt. Immer öfter wird auch bei Kongressen und Tagungen von den TU-Veranstaltern Kinderbetreuung angefragt und gebucht. Bewerberinnen und Bewerber auf ausgeschriebene Professuren fragen immer häufiger selbständig nach unseren Dual Career Services für ihre mitreisenden Partnerinnen und Partner und Kinder. Das zeigt, dass es für diese Zielgruppe wichtig ist und auch, dass die Erwartungshaltung besteht, dass sie als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Sorgepflichten an der TU Wien von ausgezeichneten Rahmenbedingungen ausgehen.

Unsere pflegenden Angehörigen nehmen das unterstützende Coaching und die Beratungsformen sowie die Netzwerktreffen als entlastend war. Die Inanspruchnahme von Väterkarenzen, die an unserer Universität ausdrücklich erwünscht und gefördert wird, steigt stetig an. In den Jahren von 2017-2019 haben knapp 150 Männer aus allen Bereichen, darunter besonders häufig die Professoren eine Frühkarenz oder Karenz in Anspruch genommen. Besonders wenn Führungspersönlichkeiten in einem Unternehmen Vereinbarkeit vorleben, kann sich diese Kultur in alle anderen Ebenen fortsetzen. Ebenso belegen die guten Ergebnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Studierendenbefragung im Jahr 2019, dass Personen, die mit Kindern im selben Haushalt leben, die Arbeitsbedingungen gleich oder weniger belastend erleben als die Gruppe der Personen, bei denen das nicht zutrifft. Aber auch in der der breiten Öffentlichkeit wird die TU Wien mit ihrer Vereinbarkeitsstrategie und –Leistungen wahrgenommen was sich in verschiedenen Preisen wir dem „Sustainability Award“, dem „Diversitas Preis“, und dem 1. Preis im Bereich Öffentliche Wirtschaft beim Landeswettbewerb Wien „Taten statt Worte

- Der Wettbewerb zum frauen- und familienfreundlichsten Betrieb 2019“ widergespiegelt hat. Auch durch die Vernetzung in diversen Arbeitsgruppen zur Vereinbarkeit mit anderen nationalen (UniKid-UniCare Austria) und internationalen (Verein Familie in der Hochschule e.V.) Universitäten und Hochschulen sowie mit familienfreundlichen Unternehmen (Unternehmen für Familien) in Österreich erwarten wir uns regen Austausch über Best Practices und innovative Maßnahmen zum Wohle unserer Mitarbeitenden als auch einen Beitrag zum Kulturwandel in Richtung von mehr gelebter Vereinbarkeit von Beruf und Familie.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© Stefanie Madsen, Alexandra Koch auf Pixabay, TU Wien