Sonderpreis zum Staatspreis "Familie & Beruf" 2020

Kurzbeschreibung des Projekts: Die Uni Innsbruck ist mit über 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der größten Arbeitgeberinnen Tirols. Sie ist vielfältig, innovativ, spannend, am Puls der Zeit und hat viele „Gesichter“. Einige davon sind Teil des Films „Gemeinsam sind wir Uni“, der eine familienfreundliche Organisation zeigt und das Miteinander von Wissenschaft und Verwaltung in den Fokus stellt.

Employer Branding Maßnahmen seit der Corona-Krise (Beschreiben Sie die Maßnahmen Ihres Employer Brandings zur Vereinbarkeit, die seit der Corona-Krise geschaffen wurden oder in konkreter Planung sind: Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe.)

Das „Wir-Gefühl“, das durch die Employer Branding Maßnahmen an der Universität Innsbruck gefördert wurde, war besonders während der Corona-Krise von enormer Bedeutung und hat gezeigt wie wichtig gerade in Krisenzeiten eine authentisch gelebte Unternehmenskultur ist.

Die Universität Innsbruck war die erste Universität in Österreich, an der ein Infektionsfall auftrat. Bereits am 10. März wurden alle Präsenzveranstaltungen für Studierende auf Fernlehre umgestellt. Vom 16. März an galt für das gesamte Personal Home Office. Um die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesen herausfordernden und unsicheren Monaten bestmöglich zu begleiten, ihnen einen möglichst sicheren Arbeitsplatz zu bieten und ihnen auch die Betreuung von Kindern und nahen Angehörigen zu erleichtern, hat die Universität Innsbruck eine Reihe an Maßnahmen gesetzt, die von einer eigens installierten Corona-Taskforce geplant und koordiniert wurden.

Von Anfang an war es der Universitätsleitung wichtig, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Studierende und die Öffentlichkeit transparent und umfassend zu informieren. Durch regelmäßige Kommunikation per E-Mail, Updates auf der Website der Universität, in Sozialen Medien und einer eigens im Intranet eingerichteten Informationsseite zum Corona-Virus wurden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Studierende während der Zeit im Home Office mit Informationen, Beratungsangeboten und Kontakten zu Anlaufstellen versorgt. Das Team der Personalentwicklung hat Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und Führungskräfte bei der Umstellung auf Home Office begleitet: Von Workshops über das „Leben im Home Office“, die auch auf die spezielle Situation der Vereinbarkeit von Familien- und Berufsleben eingingen, über Führung in Corona Zeiten und Webinaren zur professionellen Gestaltung von Webkonferenzen bis hin zu praktischen Fitness- und Entspannungsübungen für zu Hause. Der Zentrale Informatik Dienst der Universität hat in kürzester Zeit die Tools bereitgestellt, die für die Arbeit im Home Office und die Fernlehre notwendig waren.

Um besonders Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Betreuungspflichten in dieser herausfordernden Zeit zu unterstützen, wurde ihnen eine Sonderbetreuungszeit unter Fortzahlung des Entgelts von bis zu drei Wochen gewährt. Für noch mehr Flexibilität hat die Universitätsleitung die Kernarbeitszeit am Nachmittag bis zum Schulbeginn am 14.9. aufgehoben. Aufgrund zahlreicher Anfragen von Eltern verlängert das Familienservice in diesem Jahr das abwechslungsreiche Sommerprogramm um zwei Wochen und deckt damit die gesamten Schulferien ab. Auch die Altersgrenze wird von 10 auf 12 Jahre erhöht.

Neben der Kinder-Sommer-Uni, die jährlich durchgeführt wird, konnten mit dem neuen Format „Science Holidays@Uni Innsbruck“ weitere Workshops für Kinder und Jugendliche geschaffen werden. Einen Teil des Programms bietet die Universität Innsbruck exklusiv für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an. Außerdem sind die Kindersportwochen des USI eine weitere wertvolle Unterstützung, um Beruf und Familie zu vereinbaren.

Regelmäßig hat sich Rektor Tilmann Märk auch in Videobotschaften an Mitarbeiter*innen und Studierende gewandt und sich dabei für deren Einsatz und Engagement bedankt. Diese rasch gesetzten Maßnahmen und die begleitende intensive Kommunikation haben sich ausgezahlt und auch in den Sozialen Medien für eine positive Präsenz als Arbeitgeber gesorgt. So lautet beispielsweise eine Arbeitgeber-Bewertung zum Umgang mit der Corona-Krise auf kununu: „Vorbildliches Verhalten. Da kann man eigentlich nichts besser machen.“

Welche dieser Maßnahmen möchten Sie auch nach der Krise beibehalten?

Durch das Engagement ihres Personals in Wissenschaft und Verwaltung wirkt die Universität Innsbruck in der Gesellschaft. Eindrücklich zeigt das die Entwicklung und Evaluierung eines neuartigen Corona-Testverfahrens, mit dem an der Universität Innsbruck bereits kurz nach Ausbruch des Corona-Virus in Österreich begonnen wurde. In der Zwischenzeit ist dieses PCR-Verfahren erfolgreich im Einsatz. Unterstützt werden damit Initiativen der Bundesregierung und das Land Tirol. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sich von der Arbeitsmedizinerin auf das Corona Virus testen lassen. Die Kosten dafür werden zur Hälfte von der Universität getragen. Dieses Beispiel zeigt, dass der Leitsatz „Gemeinsam sind wir Uni“ an der Universität Innsbruck nachhaltig gelebt wird und dadurch auch in herausfordernden Zeiten ein schnelles, effektives und gemeinschaftliches Handeln möglich ist.

Die beinahe komplette Umstellung des Universitätsbetriebs auf Home Office war sowohl für die Universitätsleitung als auch für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine neue Situation. Dass die Erfahrungen mit dem Home Office größtenteils sehr positiv waren, das zeigt eine Umfrage des Betriebsrats im Intranet der Universität.

Zum Image einer modernen Arbeitgeberin tragen besonders die zahlreichen Maßnahmen zur Digitalisierung bei, die in den vergangenen Monaten umgesetzt wurden: Der Zentrale Informatik Dienst der Universität hat innerhalb kürzester Zeit die Open Source Software Big Blue Button an die Anforderungen einer Institution mit mehr als 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und rund 30.000 Studierenden angepasst und so die Infrastruktur für Webkonferenzen und Fernlehre zur Verfügung gestellt. Die Finanzabteilung hat die Eingangsrechnungsbearbeitung auf einen digitalen Arbeitsprozess umgestellt. Zahlreiche Organisationseinheiten und Abteilungen der Universität bieten Services an, durch die unnötige Wege an die Universität vermieden werden: Die Universitäts- und Landesbibliothek stellt noch mehr E-Ressourcen und Online-Tutorials zur Verfügung, als schon vor der Krise. Die Studienberatung berät Studieninteressierte in eigenen Onlinesessions und die Studienabteilung hat ein Online-Tool für die Terminvergabe eingeführt. Der Betriebsrat lädt seit dem Frühjahr regelmäßig zum virtuellen Gedankenaustausch ein und will dieses Forum auch weiterführen. Die Personalentwicklung begleitet weiterhin die virtuelle Zusammenarbeit und setzt zusätzlich zu Präsenzworkshops Webinare ein, die ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglichen. Erstmals findet eine Online-Gesundheitswoche statt und ermöglicht die Maßnahmen von uni innbruck|gut drauf! auch im Falle einer zweiten Welle weiterzuführen. Ein großer Erfolg war außerdem die Durchführung des 1. Virtuellen Österreichischen Zeitgeschichtetags, mit dem die Universität Innsbruck erstmals eine Großtagung komplett virtuell umgesetzt hat, über die sogar der ORF berichtet hat.

Letztlich hat die Situation um Corona - "Gemeinsam bleiben wir gesund" - zur weiteren Stabilisierung des nachhaltig gelebten Wir-Gefühls „Gemeinsam sind wir Uni“ und damit zur Stärkung der Arbeitgebermarke Universität Innsbruck beigetragen.

Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Warum ist Ihnen die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber im Wettbewerb um die besten Arbeitskräfte wichtig? Was sind Ihre Motive für eine diesbezügliche Positionierung und Kommunikation nach außen?)

Die Universität Innsbruck ist Studien- und Arbeitsplatz von über 32.000 Menschen und ist damit die größte Forschungs- und Bildungseinrichtung in Westösterreich. Ihrer gesellschaftlichen Relevanz und der Rolle als Signalgeberin in der Region ist sich die Universität Innsbruck bewusst. Mit ihren zahlreichen Unterstützungsangeboten, Familie und Beruf vereinbaren zu können, stärkt sie ihr Profil als familienfreundlicher Arbeits- und Studienort und spricht nicht nur Personen mit Kinderbetreuungspflichten an, sondern inkludiert auch die Pflege von Angehörigen.

Seit 2013 lässt die Universität Innsbruck ihre vielfältigen familienfreundlichen Maßnahmen extern bewerten und unterzieht sich einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Eine gute Vereinbarkeit von Beruf oder Studium mit Familie erhöht die Motivation und Leistungsbereitschaft und damit den Gesamterfolg und die gesellschaftliche Vorbildwirkung der Universität Innsbruck. Nicht umsonst hat das Land Tirol die Universität Innsbruck zum familienfreundlichsten Betrieb gekürt. Das Wirtschaftsmagazin „trend“ zeichnete die Universität Innsbruck in diesem Jahr bereits zum vierten Mal in Folge als „Top-Arbeitgeberin“ aus. Auch für ihre Inklusionsarbeit wurde die Universität Innsbruck mehrfach ausgezeichnet und erhielt das BFG-Gütesiegel für ihr ganzheitliches Gesundheitsmanagement uni innsbruck|gut drauf!

Maßnahmen zum familienfreundlichen Employer Branding (Bitte beschreiben Sie Ihre Maßnahmen/Kampagne/Aktionen zum familienfreundlichen Employer Branding. (Ablauf, Planung, Abwicklung, Hintergründe)

Die Universität Innsbruck ist vielfältig, innovativ, spannend, am Puls der Zeit und hat viele „Gesichter“. Über 5.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern tragen mit ihrem Know-how zum reibungslosen Ablauf und Erfolg der Universität als Bildungs- und Forschungsstätte bei. Die Uni Innsbruck lebt von Vielfalt – an Biografien, Ideen, Lebensentwürfen, Meinungen und Methoden - die hier durch (Geschlechter-)Gleichstellung, Inklusion sowie Vereinbarkeit von Beruf und Studium mit Betreuungspflichten gefördert wird. Die Attraktivität der Universität Innsbruck als eine der größten Arbeitgeberinnen Tirols hängt maßgeblich mit den hier gelebten Werten als Basis für das Handeln zusammen.

Um diese an der Universität Innsbruck gelebten Werte nach außen zu transportieren, wurde anlässlich ihres 350-Jahr-Jubiläums im Jahr 2019 eine Employer Branding Kampagne entwickelt, in deren Zentrum ein Film unter dem Titel „Gemeinsam sind wir Uni“ steht. Der zweiminütige, witzige Film richtet den Fokus auf die vielfältigen, familienfreundlichen Arbeitsplätze an der Uni Innsbruck und auf die Menschen, die die Universität ausmachen. Vorgestellt wird das Miteinander von Wissenschaft und Verwaltung. Dabei zeigt und würdigt der Kurzfilm eine bunte Palette von technischen, administrativen und servicierenden Berufen, die oft im Hintergrund agieren, um Forschung und Lehre möglich zu machen und perfekt zu unterstützen. Aus knapp 300 Einreichungen wurde der Film für den Landespreis für Werbung und Marktkommunikation, den Tirolissimo 2019, nominiert. Damit ist es erfolgreich gelungen, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu Botschafterinnen und Botschaftern der Uni Innsbruck werden zu lassen – ganz im Sinne von „Gemeinsam sind wir Uni“: https://www.youtube.com/watch?v=h730UAZAzmY. Zusätzlich wurde der Film- und Kampagnentitel auch auf den Uni-Jubiläums-Rucksäcken, die alle Mitarbeiter*innen zum Start des Jubiläumsjahres 2019 geschenkt bekommen haben, in die Welt getragen.

Als Teil der Employer Branding Strategie wurde auch das universitäre Karriereportal neu gestaltet. Dort finden potenzielle Bewerberinnen und Bewerber neben Stellenangeboten und Informationen zur Universität als Arbeitgeberin nun nicht nur den Film, sondern können auch künftige Kolleginnen und Kollegen in Mitarbeiterinnenporträts kennenlernen und sich von den Auszeichnungen und Gütesiegeln für Familienfreundlichkeit und Diversität überzeugen lassen: https://www.uibk.ac.at/karriere/

Outcome durch die Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber (Welchen Outcome konnten Sie bisher durch Ihre Positionierung als familienfreundlicher Arbeitgeber bemerken/bzw. welche Effekte erwarten Sie sich?)

Durch die Employer Branding Kampagne „Gemeinsam sind wir Uni“ ist seit dem vergangenen Jahr bei den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Universität Innsbruck ein stärkeres „Wir-Gefühl“ entstanden. Das hat sich auch beim jährlich stattfindenden Sommerfest gezeigt.

Auch in der Außenwahrnehmung hat die Universität Innsbruck es geschafft, sich als attraktive und familienfreundliche Arbeitgeberin zu positionieren. So wurde sie dieses Jahr bereits zweimal für ihre Familienfreundlichkeit ausgezeichnet. Im Januar erhielt sie zum dritten Mal das staatliche Gütezeichen des Audits hochschuleundfamilie. Im Februar wurde die Universität Innsbruck als familienfreundlichste Arbeitgeberin Tirols in der Kategorie öffentlich-rechtliche Institutionen ausgezeichnet. Zudem freut sich die Universität auch auf der Arbeitgeberbewertungsplattform kununu über zahlreiches positives Feedback im Bereich Familienfreundlichkeit.

Die Überarbeitung und die Anpassung des Karriereportals an den Film und den Slogan „Gemeinsam sind wir Uni“ hat außerdem eine Steigerung der Zugriffe bewirkt.

 

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Fotocredits Teaser und Einreichung:
© K. Habitzel, Universität Innsbruck