Institutssekretär*in

Wirtschaftsuniversität Wien Teilzeit Büro, Verwaltung, Sachbearbeitung Publizierung bis: 22.03.2023

Sie wollen mit Ihrer Arbeit etwas bewegen und haben Freude daran, Kommunikations- und Administrationsaufgaben zu erledigen? Bei uns können Sie Ihr volles organisatorisches Talent entfalten. An einer der größten und modernsten Wirtschaftsuniversitäten Europas. Auf einem Campus, an dem Arbeitsqualität auch Lebensqualität ist. Wir suchen Verstärkung am

Department für Wirtschaftsinformatik und Operations Management
Teilzeit, 15 Stunden/Woche
Ab 01.04.2023 ersatzmäßig befristet für eine mutterschaftsbedingte Abwesenheit, längstens bis 30.09.2024

Was Sie erwartet

• Institutsleitung unterstützen: Sie halten die Dinge am Laufen und übernehmen allgemeine Sekretariatsagenden und fungieren als Schnittstelle zu anderen WU Verwaltungseinheiten
• Studienbetrieb koordinieren: Sie melden Lehrveranstaltungen ein und organisieren Raumbuchungen sowie allgemeine Informationsaussendungen an Studierende
• Studierende betreuen: per Mail oder Telefon sind Sie erste Ansprechperson für Studierende und unterstützen auch das Frontoffice des Departments
• Kommunikation fördern: Sie unterstützen die interne Kommunikation unter allen Institutsmitgliedern sowie mit anderen Einheiten der WU; durch Wartung der Webseiten unterstützen Sie die Öffentlichkeitsarbeit der Institute
• Termine und Events koordinieren: Sie organisieren Studierendenevents im Rahmen von Lehrveranstaltungen sowie interne Feierlichkeiten und helfen Veranstaltungen mit Kooperationspartnern zu planen
• Verwaltung des Institutsbudgets: Sie sind mit der Beschaffung von Literatur, Büromaterial sowie IT-Sachmitteln betraut und bereiten Reisekosten- bzw. Projektabrechnungen auf
• Administrative Unterstützung im Recruitingprozess: Sie bearbeiten Formulare für wissenschaftliche Ausschreibungen, bereiten die Bewerbungsunterlagen auf (Decision Matrix) und koordinieren Termine mit Bewerber*innen

Was Sie mitbringen

• Abgeschlossene Ausbildung: Sie verfügen im Idealfall über einen Maturaabschluss oder eine Berufsausbildung mit kaufmännischem Schwerpunkt; WU Studierende auf der Suche nach einem Nebenjob sind sehr willkommen.
• Einschlägige Berufserfahrung wünschenswert: Sekretariatserfahrung – idealerweise im universitären Umfeld. Sie bringen organisatorisches Talent und Genauigkeit mit. Unser Team ergänzen: Sie fügen sich kollegial sowohl ins Sekretariats- als auch Institutsteam ein.
• IT-Anwendungskenntnisse: Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und haben Interesse für Website-Aktualisierungen Typo-3 zu lernen.
• Selbständig und teamfähig: Sie sind eigeninitiativ, erkennen, wo man anpacken muss und haben gleichzeitig Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Charakteren.
• Sprach- und Kommunikationskompetenz: Sie kommunizieren effektiv und bringen sehr gute Deutsch- sowie Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit.

Was wir Ihnen bieten

• Top-Wirtschaftsuniversität mit renommierten Expert*innen und anregender Themen-Vielfalt, dreifach akkreditiert
• Ausgezeichnete Infrastruktur, technisch und räumlich und durch zahlreiche WU Serviceeinrichtungen
• Vielfalt und Wertschätzung in einem weltoffenen, inklusiven und familienfreundlichen Umfeld
• Flexibilität und persönlicher Freiraum durch flexible Arbeitszeiten
• Inspirierendes Campusleben mit über 2.400 Mitarbeitenden in Forschung, Lehre und Verwaltung und rund 21.500 Studierenden im gut erreichbaren und architektonisch einzigartigen Campus mitten in Wien
• Großzügige Unterstützung bei Weiterbildung
• Sinnstiftende Arbeit, in einem angenehmen Arbeitsklima

Das monatliche Mindestentgelt beträgt 910,31 Euro brutto. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten können zu einem höheren Einstiegsgehalt führen. Darüber hinaus bieten wir eine Vielzahl an attraktiven Sozialleistungen an.

Wollen Sie Teil der WU werden?
Dann bewerben Sie sich bitte bis spätestens 22.03.2023 (Kennzahl: 1681).
Wir freuen uns auf Sie!

Unser Ziel ist es den Studierenden und Mitarbeitenden einen sicheren Präsenzbetrieb an der WU zu ermöglichen. Daher empfiehlt die WU, zu jeder Zeit für einen ausreichenden Impfschutz gegen Covid-19 zu sorgen.

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