Organisationsassistent*in

An der Universität Wien arbeiten über 10.000 Persönlichkeiten gemeinsam an den großen Fragen der Zukunft. Rund 2.900 davon haben vielfältige administrative Aufgaben und unterstützen damit exzellente Forschung und Lehre. Wollen auch Sie mit Ihrer Arbeit etwas Sinnvolles für die Gesellschaft tun und organisieren für Ihr Leben gern? Wir suchen einen*eine

283 Forschungsplattform Internationales Erwin Schrödinger Institut für Mathematik und Physik

Beginndatum: 01.11.2023 | Stundenausmaß: 35 | Einstufung KV: §54 VwGr. IIIa

Stellen ID: 1342

Das Internationale Erwin Schrödinger Institut für Mathematik und Physik (ESI) ist ein 1993 gegründetes Forschungsinstitut, das seit 2011 Teil der Universität Wien ist. Es widmet sich der interdisziplinären Förderung der Mathematik und Physik, der Durchführung von Forschungsaufgaben und der Bildung dienenden Lehraufgaben in den genannten Gebieten. Thematische, zeitlich begrenzte Programme, Workshops und längerfristige Gastaufenthalte von FachwissenschafterInnen bilden die wesentlichen Elemente in der Verfolgung dieses Zwecks.

Ihr persönlicher Wirkungsraum:

Einen geeigneten Ort für unsere Gäste zu schaffen, an dem diese im wissenschaftlichen Austausch zusammenarbeiten können, ist entscheidend für das Wirken des ESI. Sie gestalten diesen Ort innerhalb eines kleinen Verwaltungsteams maßgeblich mit.

Ihr Aufgabengebiet umfasst die aktive Mitarbeit bei der Organisation und der Abwicklung aller wissenschaftlichen Aktivitäten und Veranstaltungen.

Das machen Sie konkret:

• Sie sind zentrale Ansprechpartner*in für Gastwissenschafter*innen des ESI in Fragen betreffend Unterbringung, Einreisevisa, Stipendien, etc. und übernehmen die hauptsächlich englischsprachige Korrespondenz verhandlungssicher per E-mail. Sie organisieren Unterkünfte für die Besucher*innen und verwalten die damit zusammenhängenden Datenbanken. Dadurch sind Sie auch zentrale Ansprechpartner*in für unsere Kooperationspartner.
• Sie wirken aktiv an der Betreuung der wissenschaftlichen Besucher*innen aus aller Welt in fließendem Englisch und Deutsch und der Abhaltung diverser Veranstaltungen und Aktivitäten vor Ort mit.
• Sie unterstützen das Team in allgemeinen Verwaltungsaufgaben.
• Sie betreuen die Social Media Kanäle des Instituts.

Das gehört zu Ihrer Persönlichkeit:

• Allgemeine oder Berufsbildende höhere Schule (Matura)
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit auf Deutsch und Englisch
• Berufserfahrung im kaufmännischen oder administrativen Bereich
• Sehr gute MS Office Kenntnisse (insb. Excel und Power Point)
• Social Media Kompetenz von Vorteil

Ihr besonderer Arbeitsstil: Sie arbeiten gerne eigenverantwortlich, sind sehr zuverlässig, flexibel und serviceorientiert mit starker Hands-on-Mentalität. Sie sind ein*e Teamplayer*in und haben hohe kommunikative Kompetenz. 

Das bieten wir Ihnen:

Inspirierendes Arbeitsklima: Sie arbeiten in einem kleinen Team in einem internationalen Umfeld in angenehmer Atmosphäre.

Gute öffentliche Anbindung: Ihr neuer Arbeitsplatz ist zentral gelegen und mit öffentlichen Verkehrsmitteln bequem erreichbar (Boltzmanngasse 9, 1090 Wien).

Interne Weiterbildung: Wir bieten Ihnen laufend die Möglichkeit, Ihre Kompetenzen zu vertiefen. Wählen Sie aus einem umfangreichen, kostenfreien Kursangebot. 

Faires Gehalt: Das Grundgehalt von EUR 2380,20 (auf Basis Vollzeit) 14 Mal/Jahr erhöht sich, wenn wir Berufserfahrungen anrechnen können.

Möglichkeit der Entfristung: Nach einer ausführlichen Einarbeitungszeit besteht die Option auf ein unbefristetes Anstellungsverhältnis.

So einfach bewerben Sie sich:

• Mit Lebenslauf und kurzem Motivationsschreiben
• Abschlusszeugnisse Ihrer Qualifikation (z.B. Matura, Studium, etc.)
• Dienstzeugnisse
• Über unser Jobportal / Jetzt Bewerben-Button 

Bei inhaltlichen Fragen kontaktieren Sie bitte:

Beatrix Anna Maria Wolf

beatrix.wolf@univie.ac.at

Wir freuen uns über neue Persönlichkeiten in unserem Team! 
Die Universität Wien betreibt eine antidiskriminatorische Anstellungspolitik und legt Wert auf Chancengleichheit, Frauenförderung und Diversität. Wir streben eine Erhöhung des Frauenanteils beim wissenschaftlichen und allgemeinen Universitätspersonal insbesondere in Leitungsfunktionen an und fordern daher qualifizierte Frauen ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

Universität Wien. Raum für Persönlichkeiten. Seit 1365.

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Bewerbungsfrist: 19.10.2023

Administration & Organisation