Urlaubsübergabe: Fünf Tipps für eine sorgenfreie Auszeit

Wie organisiert man eine Urlaubsübergabe aus dem Homeoffice? Diese fünf Tipps können helfen.

Wer kennt das nicht: Im Newsfeed scrollt man sich durch munter gepostete Urlaubsfotos anderer, man selbst blättert noch sehnsüchtig die Kalenderseiten zum eigenen eingetragenen Urlaub um.

Gleichzeitig steigt aber auch der Stresspegel. Laut einer Studie des Karriereportals Xing gerät ein Drittel der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer besonders vor dem Urlaub unter Zeitdruck, weil sie befürchten, nicht rechtzeitig alles abarbeiten zu können.

In diesem Jahr kommt der Stress im Homeoffice hinzu, da sich ständig die Arbeit ins Privatleben frisst und umgekehrt.

Die gute Nachricht: Eine Urlaubsübergabe kann den Stresspegel senken und auch für die Erholung bekömmlicher sein. Laut Personaldienstleister Robert Half geht das so:

Rechtzeitig informieren

Ein, besser zwei Wochen vor dem letzten Arbeitstag erinnern Sie die Kollegen an Ihren nahenden Urlaub und geben Ihnen ein erstes Briefing Ihrer Projekte, Aufgaben, Kunden oder Kontakte. Denn dann haben alle noch Zeit für Rückfragen.

Und: Versuchen Sie, wichtige Video-Calls und Termine nicht alle in die letzte Arbeitswoche vor dem Urlaub zu quetschen. Das erzeugt Stress und den gilt es zu minimieren.

Digitalen Übergangsordner anlegen

Nicht immer kann man sich sicher sein, ob man seine Kollegen und Kolleginnen aus dem Team oder aus anderen Abteilungen noch rechtzeitig vor dem Urlaub abfängt. Vielleicht sitzen sie genau dann im Homeoffice, wenn man selbst im Büro eingeteilt ist, oder beide Seiten sind im Heimbüro.

Es empfiehlt sich also, über eine Cloud-Plattform ein Dokument anzulegen, mit einer genauen Liste, wer welche Aufgaben übernimmt, wer Verantwortung trägt. Generell raten Personalexperten zu einer standardisierten Urlaubsübergabe, wo wichtige Punkte bereits aufgelistet sind und nur noch ausgefüllt werden müssen. Etwa: Wichtige Zugänge für Tools und Software. Wichtige Unterlagen oder eine Kontaktliste mit Ansprechpartnern.

Arbeitsplatz geordnet verlassen

Wer den Zustand der Entspannung nicht nach zehn Minuten zurück im Job verlieren will, sollte vor dem Urlaub den Schreibtisch ordnen – im Büro sowie im Office in den eigenen vier Wänden.

Dazu gehört nicht nur das Lichten der Unterlagen auf dem Schreibtisch oder das Sortieren von eMails, sondern auch das Schreiben einer To-Do-Liste für die Rückkehr. Sie wird Ihnen helfen, sich in den ersten Tagen nach der Rückkehr zu motivieren und Aufgaben richtig zu priorisieren.

Abwesenheitsnotiz erstellen

Auch wenn Sie Ihre wichtigsten Kontakte vorab über den bevorstehenden Urlaub informiert haben, ist eine Abwesenheitsnotiz unerlässlich.

Diese sollte folgende Informationen enthalten: Das Datum Ihrer Rückkehr, den Kontakt Ihrer Vertretung sowie einen Hinweis, ob die eMail weitergeleitet wird. Und weil es da schnell zu Fehlern kommen kann: Am besten eine Testmail an sich selbst schicken.

Erreichbarkeit klären

Auch wenn es besonders bei Führungskräften vertraglich vereinbart wird, in bestimmten Fällen im Urlaub erreichbar zu sein, muss man nicht permanent Mails und Anruflisten checken. Ein Tipp: Bestimmen Sie einen Stellvertreter, der Sie nur in Notfällen kontaktiert.

Der Personalvermittler Robert Half rät, feste Zeiten vorzugeben, in denen Sie ans Telefon gehen oder eMails beantworten. Damit haben Sie nicht das Gefühl, permanent erreichbar sein zu müssen. Also: Arbeitshandy und Laptop auch mal liegen lassen. Und damit: Guten Urlaub!